Trabalho remoto: um guia básico para o advogado home office

Chegamos a uma situação em que, para alguns advogados, trabalhar remotamente não é mais uma opção, mas sim uma necessidade. Veja como é possível manter a segurança e a produtividade que a atividade jurídica exige mesmo em home office.

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Como manter a eficiência como advogado trabalhando home office

As empresas em todo o mundo estão sendo severamente afetadas pelo COVID-19. À medida que os casos avançam, as empresas estão atuando com políticas home office para minimizar o potencial impacto nos negócios. 

Da mesma forma, os escritórios de advocacia estão fechando as portas e os advogados estão trabalhando em casa, em meio a preocupações crescentes com o novo coronavírus.

Entretanto, sabemos que entre os diversos setores, o setor jurídico é um dos mais relutantes em adotar a tendência, em função de problemas de conformidade, regulamentação rígida e preocupações com a proteção de dados do cliente. 

Mas ao longo dos últimos anos, este cenário já tem passado por algumas mudanças, impulsionadas principalmente pelo a acesso a novas tecnologias, recursos de segurança aprimorados e conectividade mais ampla.

Em vista disso, com medidas simples e com a ajuda da tecnologia, os escritórios de advocacia podem continuar atendendo seus clientes, mesmo quando suas equipes precisam ficar remotas. 

A computação em nuvem garante a segurança das atividades

Atualmente, um dos principais fatores que permitem aos advogados trabalhar remotamente é o uso mais amplo da computação em nuvem.

Os avanços da tecnologia e da segurança significam que os funcionários podem trabalhar em praticamente qualquer computador ou dispositivo e permanecer em conformidade com os padrões de TI e políticas internas do escritório.

No caso de arquivos, por exemplo, quando os advogados lidam com um software jurídico que centraliza os documentos da empresa em um único repositório na nuvem, é possível trabalhar com segurança e em colaboração com outros membros de equipe.

Com um software jurídico que ofereça segurança por níveis de acesso, por exemplo, os funcionários podem visualizar e alterar arquivos sempre quando necessário. Esse tipo de facilidade pode ser oferecido principalmente pelas modernas plataformas de gestão de contratos. 

Essas plataformas em nuvem oferecem recursos para que as equipes criem, aprovem e assinem documentos em tempo real. Facilidade que pode economizar horas ao aproveitar os bancos de dados legais por meio de acesso remoto e seguro.

Esses benefícios não apenas ajudam  na produtividade, mas também se torna essencial para atender aos regulamentos de privacidade de dados.

Por isso, um software jurídico de interface fácil e baseado em nuvem pode ser crucial para as equipes darem continuidade em suas funções mesmo quando precisam trabalhar à distância.

Dito isso, confira ainda neste artigo 3 dicas de como se organizar para trabalhar remotamente. Abaixo listamos o essencial para a sua prática jurídica em casa.

1 – Organize um espaço para seu escritório remoto 

Embora possa parecer um pouco óbvio, é importante garantir um espaço específico da sua casa para trabalhar. Claro que não será necessário um espaço amplo ou super equipado, mas deve existir um local para organizar as suas ferramentas de trabalho.

Um local de trabalho específico para as suas atividades e organizado vai incentivá-lo a permanecer focado, além de oferecer praticidade. 

Estudos comprovam que áreas livres de desordem criam um fluxo de trabalho mais produtivo. Mas não existem regras para  essa “ordem”.

De fato, continua valendo a máxima que “cada um tem a sua ordem” e manter uma rotina como se estivesse indo ao escritório.

A dica é criar e manter uma lista principal de “tarefas a cumprir” para ajudar a manter o foco nas tarefas e projetos que precisam de sua atenção no dia a dia.

2- Organize as suas ferramentas pessoais e de comunicação

Sem dúvidas, o trabalho remoto só funciona se você tiver boas ferramentas de trabalho para a execução de suas atividades e para manter a comunicação eficiente.

Portanto, estabeleça as ferramentas certas para cada necessidade. Para a comunicação com os clientes, por exemplo, você pode fazer uso do WhatsApp e de email.

As videoconferências –  por Skype ou Google Hangouts – são excelentes para ficar cara a cara com seus clientes e sua equipe sem estar no escritório.

Dessa forma, é possível manter um alto engajamento nas reuniões regulares e também verificar pontos que precisam ser discutidos rapidamente com a equipe. 

3 –  Adote um sistema para gerenciar seus documentos

Sem dúvidas, um sistema de arquivamento é a espinha dorsal do seu plano organizacional. Ou seja, organizar seus arquivos é essencial para operar com eficiência.

Por isso, é importante adotar um sistema que se aplique a todos os arquivos para garantir a organização em todo o “escritório virtual”

Um sistema completo para criar e gerenciar contratos e documentos jurídicos  ajudará todos a saber onde procurar um documento específico em um arquivo, independentemente de onde ou quando precisarem. 

Trabalho à distância também tem seus aspectos positivos

Sem dúvidas, economizar tempo é uma vantagem definitiva quando se trabalha remotamente. Por exemplo, você não precisará estar em seu carro, preso por uma hora todas as manhãs na rodovia em direção ao seu escritório.

A partir do momento que você não tem tráfego para enfrentar, você se torna mais produtivo. Por outro lado,  como advogado pode produzir mais horas faturáveis.

E os dados estão aí para comprovar, visto que estudos mostram que os funcionários que trabalham em casa regularmente adoecem menos e são mais produtivos. 

Mesmo assim, trabalhar fora do escritório não deixa de ter seus desafios. Mas a medida que as equipes e empresas jurídicas começam a navegar pelas mudanças do local de trabalho, já estão se preparando para o futuro. 

E os avanços na tecnologia jurídica, automação e Inteligência Artificial (IA) alteram de forma significativa o trabalho do advogado e o ajudam mesmo que remotamente a economizar tempo e faturar mais horas.

E você está pronto para exercer advocacia em qualquer lugar e a qualquer momento?


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