Software de gestão de contratos para o setor de TI [Juridoc]

Neste artigo, vamos explorar como as ferramentas certas para empresas que atuam no setor de TI podem propiciar um amplo know-how na concepção, negociação e gestão de contratos.

Você verá como é  fácil simplificar de forma significativa a elaboração, comparação, pesquisa, assinatura, análise e arquivamento de todos os seus contratos e documentos jurídicos.

Também vamos fazer uma rápida análise dos desafios de gerenciar contratos no setor de TI para que você possa entender melhor como cada recurso e funcionalidade do software se comporta para resolver os principais problemas de gerenciamento.

Vamos começar!

Otimização da gestão de contratos no setor TI

Para a eficácia dos contratos no setor de Tecnologia de Informação (TI), é  preciso ter uma visão geral das características especiais dos termos e condições gerais e lidar em detalhes com as regras mais importantes em contratos em geral (por exemplo, garantia, responsabilidade).

Quer se trate de contratos de fornecedores, clientes ou prestadores de serviços, todos contêm importantes condições contratuais e prazos que devem ser cumpridos.

E, posteriormente, é importante o controle de versão e documentos relacionados. Em outras palavras, gerenciar informações importantes que nunca devem ser perdidas.

Um sistema de gestão de contratos oferece exatamente essa visão. Com o gerenciamento de contratos digital, além mais conformidade na elaboração destes documentos, é possível ter todas as informações e conteúdo  ao alcance e manter os relacionamentos com clientes vinculados por contrato de forma mais fácil e eficaz.

Visão geral do software de gestão de contratos

Da criação, assinatura e a definição e cumprimento dos prazos, o utilizador é acompanhado pelo software e apoiado na digitalização dos processos de negócio.

Dessa forma, todos os aspectos importantes para um contrato válido e as tarefas associadas (pagamentos, rescisões, etc.) podem ser acompanhadas.

O status dos contratos está sempre visível e é possível ver imediatamente quais contratos expiraram, estão ativos ou inativos ou quais contratos serão cancelados em breve, com funções de pesquisa simples.

Desta forma, as empresas podem reagir em tempo às renovações de contrato desejadas ou rescindir o contrato em tempo hábil.

Ou seja, o se trata apenas de gerenciamento de documentos,  mas também de verificação, compartilhamento e colaboração, arquivamento seguro, autenticação e assinatura eletrônica de contratos.

Desafios do setor de TI ao gerenciar contratos

 

 

 

Inúmeros contratos são gerenciados no setor de TI. No extenso portfólio de contratos desta área, estão os contratos de compra ou leasing de hardware ou software, contratos de serviço, manutenção e garantia. Além de regulamentos de serviço e licenças associadas.

Neste contexto, é de importância financeira não apenas negociar com sucesso os contratos de TI, mas também renegociar os contratos em andamento de maneira direcionada.

Principais desafios da gestão de contratos:

  • Redação do contrato
  • Falta de visibilidade dos prazos
  • Demora na elaboração e revisão de contratos
  • Falta de controle e conformidade
  • Falta de Centralização
  • Colaboração limitada entre departamentos
  • Dificuldades para integrar sistemas
  • Custos de aquisição mais altos em função da gestão ineficaz

Agora veja como os recursos e funcionalidades do software de gestão de contratos resolve estes  problemas.

Recursos Juridoc para o setor de TI

Recursos de criação de contratos Juridoc

Criação de contrato: gerador de documentos e ferramentas para a criação de novos contratos.

Modelos de contrato: permite aos usuários definir modelos para tornar a criação de novos contratos mais fácil e consistente.

Biblioteca de cláusulas: os usuários podem salvar determinados campos de um contrato para reutilização [armazenados em uma biblioteca de cláusulas].

Anexos de contratos: os usuários podem anexar outros documentos aos contratos.

Perguntas automatizadas: com base nas políticas da empresa e nas circunstâncias do negócio) ajudam no processo de autoria do contrato.

Recursos de revisão e negociação

Compartilhamento de contratos: os usuários podem compartilhar contratos de maneira fácil e segura com usuários internos e externos.

Edição de contratos: os contratos podem passar por vários rascunhos e revisões.

Comparação de versões: o software oferece suporte a várias versões e comparação de versões. Dessa forma, as equipes têm em mãos sempre a versão mais atualizada.

Colaboração de contrato: usuários internos e externos podem colaborar em contratos sem alterar o texto do contrato. Essa operação pode ser feita por meio de comentários.

Processo de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação podem ser configurados para agilizar e automatizar o processo de aprovação.

Fluxos de trabalho de negociação: os usuários podem aprovar contratos com parceiros externos de negócios para que a contratação possa fluir sem interrupções.

Assinatura Eletrônica: uma parte importante do gerenciamento de contratos na nuvem é a capacidade de integração com assinatura eletrônica.

Recursos de monitoramento de contrato

Banco de dados de contratos: os contratos são armazenados e organizados em um repositório central.

Pesquisa de contrato: os usuários podem facilmente pesquisar contratos no banco de dados

Lembretes e alertas: os usuários podem agendar lembretes e/ou disparar alertas de acordo com os marcos do contrato.

Painéis: os painéis fornecem uma visão geral das atividades do contrato.

Relatórios de contrato personalizados: os usuários podem criar relatórios personalizados sobre o status de contratos e cronogramas de contrato.

Rastreamento do status do contrato: os usuários podem rastrear o status de um contrato conforme ele avança pelo processo de aprovação e negociação.

Benefícios do software de gestão de contratos para o setor de TI

Gerenciamento central de todos os contratos

O software permite documentar todos os contratos de forma clara em um só lugar, independentemente  do tipo de contrato.

Você finalmente tem uma visão geral dos contratos

Acesso controlado baseado na web

Você pode acessar facilmente os contratos através do seu navegador e atribuir direitos de acesso específicos a seus funcionários e colegas.

Todos os documentos podem ser encontrados rapidamente para os envolvidos. Assim como um status uniforme e atualizado de informações.

Controle total sobre seus compromissos

Você não perderá mais prazos. As datas de cancelamento ou renovação são monitoradas automaticamente.

Todos os compromissos podem ser inseridos em um calendário de prazos e, por conseguinte, você será notificado automaticamente de compromissos e eventos importantes por e-mail.

Melhor eficiência operacional

Ao reduzir o esforço manual, a eficiência operacional é aumentada e a ocorrência de erros é reduzida.

A equipe pode se concentrar nos aspectos mais estratégicos da gestão de contratos, como avaliar o desempenho do contrato, identificar áreas de melhoria e assim por diante.

Então, pronto para agendar a sua demonstração e conhecer melhor a plataforma Juridoc para gerenciar seus contratos?

Related Post
4 novos recursos de TI em escritórios de advocacia (mais dica extra)
4 novos recursos de TI em escritórios de advocacia (mais dica extra)

Até pouco tempo atrás, alguém imaginava que a TI em escritórios de advocacia seria capaz de reduzir toda aquela papelada Leia mais

Gestão de contratos para o seu setor [Juridoc]

Os contratos são a base de todas as relações comerciais e de importância estratégica nas empresas. Cada vez mais empresas reconhecem Leia mais

  • Readers Rating
  • No Rating Yet!
  • Your Rating


No Comments

Post A Comment