22 Out Software de gestão de contratos para o setor de construção civil [Juridoc]

Neste artigo, vamos mostrar como o software de gestão de contratos traz transparência a todos os contratos existentes e processos contratuais que surgem na administração de uma empresa do setor de construção civil.

Você verá como é possível acompanhar – mesmo em contextos complexos – condições e prazos de seus contratos, com a ajuda da automação.

Gestão de contratos para o setor de construção civil

Assim como nos demais âmbitos da economia, o gerenciamento de contratos no setor de construção envolve a criação, análise e execução de contratos pelas partes.

Neste contexto, o software de gestão de contratos pode ser implementado para garantir que o desempenho operacional e financeiro seja maximizado e os riscos sejam minimizados.

 

Uma estratégia eficaz de gestão de contratos aliada a automação pode trazer vários benefícios comerciais e retornos financeiros esperados, assim como boas relações de trabalho com fornecedores, parceiros contratuais e subcontratados.

3 fundamentos da digitalização de contratos

#1. Redução de Risco

Os processos ideais de gestão de contratos apoiam as organizações na criação digital, processamento e cumprimento de contratos ao longo de todo o ciclo de vida do contrato.

As empresas não apenas melhoram a transparência, mas também economizam custos e reduzem significativamente os riscos do contrato.

#2. Monitoramento Autorizado 

Uma solução de gestão de contratos completa propicia uma visão geral de todas as informações relevantes do contrato – a qualquer hora, de qualquer local.

Todos os direitos e obrigações decorrentes de contratos, bem como valores e prazos contratuais são monitorados automaticamente, visto que o sistema avisa em tempo hábil por e-mail as partes envolvidas.

#3 Colaboração

Graças a um sistema central seguro para gerenciamento de contratos e automação do fluxo de trabalho, os diferentes departamentos de uma empresa  podem trabalhar juntos de forma mais produtiva, acessar projetos de contratos, fazer alterações e compartilhá-los com outras pessoas.

Desafios da contratação no setor de construção

As empresas do setor de construção precisam gerenciar contratos de fornecimento, contratos de aluguel e arrendamento, contratos de crédito, seguros e contratos de trabalho.

E com tantos contratos, é fácil perder o controle das coisas. Mesmo as grandes empresas muitas vezes ainda não têm a tecnologia necessária para implementar o gerenciamento e o controle de contratos que sejam fáceis de usar e, ainda assim, eficientes entre departamentos e locais, e que atendam aos requisitos de conformidade cada vez mais importantes.

Os processos precisam ser executados de forma rápida e uniforme e forçam as empresas a serem o mais flexíveis possível e a se adaptarem às novas condições a curto prazo.

E os riscos para as empresas de construção civil – devido a prazos e obrigações contratuais não cumpridas cláusulas e disposições inadmissíveis que violam os regulamentos de conformidade – são correspondentemente elevados.

Diante de processos desestruturados e manuais, as empresas enfrentam: 

• Dificuldades em encontrar e avaliar contratos rapidamente
• Falta de um banco de dados de contratos confiável e centralizado
• Obstáculos para acompanhamento dos prazos contratuais
• Falta de ferramentas para manter a confidencialidade e segurança de dados
• Aumento de riscos de responsabilidade
• Contratempos na comunicação que prejudicam a colaboração

Solução para principais problemas [gestão facilitada]

Diante dos desafios citados no tópico anterior, as vantagens dos sistemas digitais de gerenciamento de contratos são, portanto, muito claras.

Em primeiro lugar, os responsáveis pelo gerenciamento podem armazenar documentos e contratos com segurança em um local central e não se perder em arquivos ou armários.

Sempre que um contrato é elaborado, dados importantes são salvos imediatamente nenhum dado importante é perdido porque tudo é coletado e processado centralmente – e não termina mais na área de trabalho de diferentes colaboradores.

Outra grande vantagem são os lembretes automáticos de prazos e compromissos , bem como a atribuição de responsabilidades para áreas ou clientes específicos.

Desta forma, o usuário pode cumprir prazos e estender ou rescindir contratos em tempo hábil e criar relatórios e estatísticas com apenas alguns cliques.

Os processos de trabalho são registrados e estruturados para todos os funcionários e atribuídos aos documentos correspondentes.

Por fim, a economia de tempo é enorme devido aos diversos processos automatizados e à administração centralizada de documentos importantes, para que uma empresa possa trabalhar com mais economia e aumentar a sua receita.

Principais funções do software:  

• Visão geral clara e imediata do contrato
• Banco de dados de contratos confiável
• Acompanhamento dos prazos contratuais
• Monitoramento de tarefas
• Confidencialidade e segurança de dados
• Lembretes automáticos para eventos importantes
• Atribuição clara e visão geral dos ativos incluídos
• Atribuição e gerenciamento de usuários e titulares de conteúdo de contrato
• Automatizar fluxos de trabalho e processos
• Reduzir o esforço de comunicação
• Melhorar a colaboração

Recursos Juridoc para o setor de construção

Recursos de criação de contratos Juridoc

Criação de contrato: gerador de documentos e ferramentas para a criação de novos contratos.

Modelos de contrato: permite aos usuários definir modelos para tornar a criação de novos contratos mais fácil e consistente.

Biblioteca de cláusulas: os usuários podem salvar determinados campos de um contrato para reutilização [armazenados em uma biblioteca de cláusulas].

Anexos de contratos: os usuários podem anexar outros documentos aos contratos.

Perguntas automatizadas: com base nas políticas da empresa e nas circunstâncias do negócio) ajudam no processo de autoria do contrato.

Recursos de revisão e negociação

Compartilhamento de contratos: os usuários podem compartilhar contratos de maneira fácil e segura com usuários internos e externos.

Edição de contratos: os contratos podem passar por vários rascunhos e revisões.

Comparação de versões: o software oferece suporte a várias versões e comparação de versões. Dessa forma, as equipes têm em mãos sempre a versão mais atualizada.

Colaboração de contrato: usuários internos e externos podem colaborar em contratos sem alterar o texto do contrato. Essa operação pode ser feita por meio de comentários.

Processo de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação podem ser configurados para agilizar e automatizar o processo de aprovação.

Fluxos de trabalho de negociação: os usuários podem aprovar contratos com parceiros externos de negócios para que a contratação possa fluir sem interrupções.

Assinatura Eletrônica: uma parte importante do gerenciamento de contratos na nuvem é a capacidade de integração com assinatura eletrônica.

Recursos de monitoramento de contrato

Banco de dados de contratos: os contratos são armazenados e organizados em um repositório central.

Pesquisa de contrato: os usuários podem facilmente pesquisar contratos no banco de dados

Lembretes e alertas: os usuários podem agendar lembretes e/ou disparar alertas de acordo com os marcos do contrato.

Painéis: os painéis fornecem uma visão geral das atividades do contrato.

Relatórios de contrato personalizados: os usuários podem criar relatórios personalizados sobre o status de contratos e cronogramas de contrato.

Rastreamento do status do contrato: os usuários podem rastrear o status de um contrato conforme ele avança pelo processo de aprovação e negociação.

Benefícios Juridoc para o setor de construção

Visibilidade total 

Informações sobre contratos, objetos contratuais, parceiros contratuais e correspondência estão sempre disponíveis.

Gestão integrada de prazos

Sem compromissos perdidos, sem consultas, sem estresse: o arquivo digital do contrato lembra todos dos prazos mais importantes.

Controle de contrato inteligente

Análises e avaliações – o gerenciamento ativo de riscos se torna mais fácil.

Conformidade

Todos os documentos são armazenados à prova de auditoria.

Pronto para usar

O contrato está pronto para uso em apenas alguns minutos – e é adaptado às necessidades individuais de cada negociação.

Fluxos de trabalho 

Desde a elaboração do contrato até a gestão do contrato, correspondência com parceiros e rescisão do contrato – a Juridoc acompanha todo o processo.

Documentação das mudanças 

Salve automaticamente todas as alterações como um histórico de cada contrato.

Armazenamento central 

Armazene todos os contratos, compromissos e outros dados sem redundância.

Colaboração simplificada

Acompanhe os compromissos e seja lembrado por e-mail, atribua responsabilidades, defina direitos de acesso usando funções.

Você quer gerenciar seus contratos com mais eficiência? Agende já uma apresentação online e conheça nossa solução.