Automação das informações de contato: preencha dados em segundos [recursos Juridoc]

Muitos dos itens dos contratos que precisam ser preenchidos são dados repetitivos. Mas existe uma maneira de preencher esses itens sem ter que digitá-los todas as vezes.

Por isso, continuando nossa série de artigos sobre os recursos da Juridoc, vamos mostrar como recurso de automação das informações de contato facilita a criação de contratos para você.

Vamos explorar como o software de gestão de contratos permite um processo totalmente automatizado para que você possa inserir todas as informações de seus contatos sem a necessidade de digitar tudo sempre que iniciar um documento.

Ou seja, a  automação oferece um atalho para criar um bom contrato de forma rápida e fácil com uma variedade de campos diferentes.

Pronto para começar e descobrir como adicionar a automação de contratos ao seu dia de trabalho?

Uma maneira rápida e simples de criar e entregar contratos

Você pode utilizar a poderosa funcionalidade de automação da Juridoc para aproveitar os campos de dados para preencher seu contrato e reduzir de forma significativa o tempo de elaboração de seus documentos.

Principalmente, quando os dados são sincronizados entre dois sistemas recíprocos como o software de gestão de contratos e o CRM, as equipes de vendas ou  jurídicas, podem concluir negócios mais rapidamente.

Além disso, as ocorrências de entrada de dados duplicados são reduzidas ou eliminadas e as assinaturas eletrônicas integradas simplificam o processo para todas as partes interessadas envolvidas.

Benefícios gerais da automação dos dados:

  • Elimina erros e garante consistência
  • Agiliza a finalização de contratos, cotações, pedidos de vendas, etc.
  • Reduz custos
  • Economiza tempo
  • Padroniza acordos
  • Melhora o tempo de entrega

As vantagens do preenchimento automático de informações

O volume de informações que deve ser gerenciado todos os dias aumenta a uma taxa significativa. De acordo com um estudo da AIIM, os profissionais gastam em média até 50% do tempo procurando as informações certas.

Igualmente, os desafios de gerenciar documentos sem tecnologia podem roubar 21,3% da produtividade geral das equipes ( PDF em nitro ).

E as organizações que dependem de trabalho manual para gerenciamento de informações estão em desvantagem, além de ter mais custos ocultos associados, especialmente em departamentos com muitos documentos.

Além disso, os funcionários ou equipes responsáveis pelos contratos ficam presos em um ciclo tedioso de processamento manual, principalmente os relacionado a demorada entrada de dados.

Em vista disso, a automação resolve muitos problemas:

  • Criação lenta de contratos e dificuldades na busca de informações sobre contratos;
  • Inconsistências de informações;
  • Ciclo de transação longo (tempo lento para finalização de um documento);
  • Não conformidade com os requisitos de contratação.

Mesclando dados do CRM e do software de gestão de contratos

Para preencher arquivos em segundos, você pode extrair dados do CRM que você usa todos os dias para criar contratos exclusivos com clientes automaticamente.

Com o software de contrato integrado, por exemplo, um representante de vendas pode  mesclar as informações do cliente de um sistema CRM para criar um contrato com precisão e rapidez.

Mesmo com uma venda complexa é possível obter dados do seus contato rapidamente e, ao mesmo tempo, reduzir o risco geral de erros e a captura de pontos de dados.

Por conseguinte, esses dados podem ser usados ​​posteriormente na plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.

Como preencher contratos em segundos?

Como automatizar os dados de uma das partes do contrato:

1. Selecione a parte que você deseja automatizar

2. Em seguida, clique no ícone « Partes »

3. Informe qual será o título dessa parte. No vídeo, por exemplo, se trata do Credor .

4. Todos os campos que podem ser automatizados para uma das partes vão aparecer na aba.

5. Esses são os mesmos campos que podem ser informados no cadastro dos seus contatos, o que permitirá recuperar diretamente esse tipo de informação no momento que usar o seu modelo.

6. Clique no tipo de informação correspondente ao campo selecionado no texto para automação.

7.  Salve as suas atualizações.

8. Logo após, repita a operação para todas as informações necessárias para automatizar essa parte.

9.  Para automatizar os campos de uma outra parte, basta selecionar uma informação dessa nova entidade,

10. Clique no botão « + »

11. Informe o título dessa segunda entidade e siga com as mesmas operações de seleção e validação do tipo de informação automatizada.

12. Para facilitar a pesquisa do tipo de informação, você pode filtrar as informações referentes a pessoa física ou jurídica.

13. Se for necessário usar em outros locais do seu documento informações referentes a uma parte que já foi automatizada, basta selecionar o campo para automação.

14. Selecione a parte em questão e clique novamente no tipo de informação desejada. Depois disso, é só validar.

Conclusão

Com base no que mostramos acima, percebe-se que a automação economiza uma quantidade significativa de tempo, força de trabalho e dinheiro.

Para além disso, o software de gestão de contratos elimina o incômodo dos contratos de papel, digitalização e assinatura manual.

Pronto para ampliar a sua capacidade de trabalho e redigir contratos com rapidez e sem erros? Agende hoje mesmo a sua demonstração.

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