Software de gestão de contratos para o setor de bens de consumo [Juridoc]

Neste artigo, vamos mostrar como o software de gestão de contratos ajuda as empresas do setor de bens de consumo a enfrentar uma variedade de desafios ao elaborar cotações, contratos e documentos jurídicos.

Você vai descobrir como a Juridoc é a solução perfeita para organizações que desejam otimizar seus contratos e transformá-los em ativos.

Gestão de contratos para o setor de bens de consumo

As empresas do setor de bens de consumo precisam manter um relacionamento eficaz e eficiente com seus fornecedores.

Para isso, precisam de planejamento e previsão durante a redação e assinatura do contrato.

Assim como ferramentas para monitorar toda a duração do contrato.

 

Neste contexto, a Juridoc se torna uma ferramenta essencial, não somente para criar e aprovar contratos, mas também na etapa da negociação colocando ambas as partes para trabalhar em conjunto para obter um melhor desempenho.

Com o uso de uma plataforma inteligente, as empresas dispõem de ferramentas para monitorar o progresso do contrato e detectar problemas.

As empresas do setor de bens de consumo estão descobrindo que o software de gestão de contratos é crucial para garantir o desempenho de cada contratação.

Entre os objetivos do software estão: 

  • Reduzir a exposição legal
  • Auditar todas as mudanças no ciclo de vida completo do contrato
  • Monitorar compromisso e acompanhamento de marcos
  • Rastreamento automatizado de marcos
  • Gerenciar contratos com fornecedores, colaboradores
  • Aprimorar a conformidade
  • Gerir análises e relatórios

Desafios da contratação no setor de bens consumo

Obviamente a contratação desempenha um papel significativo no contexto dos esforços direcionados a produção/compra e entrega de produtos finais.

E os pontos problemáticos do gerenciamento de contratos acontecem principalmente quando um contrato tem termos e condições pouco claros, o que pode custar mais dinheiro à empresa, resultar em atrasos e tornar as empresas menos competitivas.

 

A McKinsey conduziu uma pesquisa que examinou cada faceta do desenvolvimento e execução do contrato e descobriu que as empresas enfrentam desafios em três partes do processo de contratação:

  1. Pré-contratação
  2. Redação do contrato
  3. Implementação e gerenciamento de fornecedores

 

Dito isso, pode-se afirmar que assim como no setor manufatureiro, as empresas de bens de consumo apresentam os seguintes desafios:

  1. Falta de Centralização
  2. Conformidade regulamentar
  3. Contratação manual
  4. Colaboração limitada entre departamentos
  5. Dificuldades para integrar sistemas
  6. Custos de aquisição mais altos em função da gestão ineficaz
  7. Relacionamentos críticos com fornecedores.

Como o software da Juridoc supera esses problemas?

Encontrar uma boa solução de software para trabalhar com vários fornecedores significa uma estratégia viável para ajudar as organizações a lidar com o crescente volume e complexidade dos contratos.

Visto que em um processo manual, o gerenciamento de contratos costuma ser uma tarefa demorada e trabalhosa que, se não for feita corretamente, pode ter um enorme impacto negativo.

E a  maioria das grandes organizações lida com milhares de contratos, prazos e outros riscos ocultos que podem levar ao descumprimento de prazos ou excesso de custos.

Principais problemas e a solução

 

⇒ Falta de centralização e visibilidade

A falta de visibilidade dos contratos no processo é um dos problemas mais pontuais de uma gestão ineficaz. Os responsáveis nunca tem certeza quando um contratos já foi executado, se há pendências, etc.

Aqui o software de gerenciamento de contrato da  simplifica o rastreamento e a visualização do estágio em tempo real e do status de cada contrato ao longo de seu ciclo de vida, atualizando sobre o progresso de cada documento diretamente no sistema.

⇒ Demora na elaboração e revisão de contratos 

As equipes responsáveis pela criação e revisão de contratos passam horas intermináveis procurando a versão mais recente de um modelo ou tentam reinventá-los da melhor maneira possível.

Mas esse é um processo que apresenta muitos erros quando manual. Pelo contrário, um sistema ágil de gerenciamento de contratos permite que os usuários criem contratos automaticamente usando termos e condições pré-aprovados e modelos padrão.

Diante disso, o processo de criação de além de mais fácil e consistente, pode ser reduzido em até 80%. 

⇒ Gerenciamento eficaz de fornecedores 

Os fornecedores estão cumprindo com suas obrigações? Eles têm um desempenho compatível com as necessidades da empresa?

Essas são perguntas frequentes que precisam ser feitas, mas que nem sempre se encontram respostas.

Mas ao implementar um  sistema de gerenciamento de contratos inteligente, é muito mais fácil obter análises e relatórios para avaliar o desempenho qualquer fornecedor a qualquer momento.

⇒ Perda de pagamento e atrasos nas obrigações 

Arquivar e esquecer. Essa prática quando permeia a gestão de contratos, principalmente quando se lida com uma grande quantidade de fornecedores podem levar as empresas a perder todos os benefícios de uma negociação.

Neste âmbito, a automação permite configurar alertas automatizados vinculados a expirações, renovações e eventos importantes para maximizar o valor de cada acordo fechado, impedindo que pequenas falhas se tornem grandes contratempos na cadeia de suprimentos.

⇒ Falta de colaboração entre os departamentos 

Cada contrato tem várias partes diferentes, e isso pode significar que vários departamentos ou membros da equipe diferentes precisam revisá-lo para garantir a adequação do documento.

Nesta circunstância, o sistema de gestão de contratos propicia que diferentes colaboradores podem anexar não apenas documentos, mas notas e até comentários a contratos individuais, garantindo que todos os entendam completamente o que precisa ser realizado.

⇒ Falta de controle e conformidade

Um mesmo documento precisa ser redigido várias vezes ao longo dos anos, mas as leis e jurisdições mudam e os termos desfavoráveis ​​precisam ser retirados ou alterados.

Porém, muitas vezes, as empresas acabam firmando acordos utilizando versões desatualizadas de contratos, introduzindo riscos aos negócios.

Mas com uma solução automatizada garante que as versões corretas sejam utilizadas, visto que a configuração de um repositório de contratos online aprimora a visibilidade e o rastreamento.

Recursos Juridoc para o setor de bens de consumo

Recursos de criação de contratos Juridoc

Criação de contrato: gerador de documentos e ferramentas para a criação de novos contratos.

Modelos de contrato: permite aos usuários definir modelos para tornar a criação de novos contratos mais fácil e consistente.

Biblioteca de cláusulas: os usuários podem salvar determinados campos de um contrato para reutilização [armazenados em uma biblioteca de cláusulas].

Anexos de contratos: os usuários podem anexar outros documentos aos contratos.

Perguntas automatizadas: com base nas políticas da empresa e nas circunstâncias do negócio) ajudam no processo de autoria do contrato.

Recursos de revisão e negociação

Compartilhamento de contratos: os usuários podem compartilhar contratos de maneira fácil e segura com usuários internos e externos.

Edição de contratos: os contratos podem passar por vários rascunhos e revisões.

Comparação de versões: o software oferece suporte a várias versões e comparação de versões. Dessa forma, as equipes têm em mãos sempre a versão mais atualizada.

Colaboração de contrato: usuários internos e externos podem colaborar em contratos sem alterar o texto do contrato. Essa operação pode ser feita por meio de comentários.

Processo de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação podem ser configurados para agilizar e automatizar o processo de aprovação.

Fluxos de trabalho de negociação: os usuários podem aprovar contratos com parceiros externos de negócios para que a contratação possa fluir sem interrupções.

Assinatura Eletrônica: uma parte importante do gerenciamento de contratos na nuvem é a capacidade de integração com assinatura eletrônica.

Recursos de monitoramento de contrato

Banco de dados de contratos: os contratos são armazenados e organizados em um repositório central.

Pesquisa de contrato: os usuários podem facilmente pesquisar contratos no banco de dados

Lembretes e alertas: os usuários podem agendar lembretes e/ou disparar alertas de acordo com os marcos do contrato.

Painéis: os painéis fornecem uma visão geral das atividades do contrato.

Relatórios de contrato personalizados: os usuários podem criar relatórios personalizados sobre o status de contratos e cronogramas de contrato.

Rastreamento do status do contrato: os usuários podem rastrear o status de um contrato conforme ele avança pelo processo de aprovação e negociação.

Benefícios do software de gestão de contratos

1. Automatizar processos-chave

As ferramentas de gestão de contratos podem automatizar a criação de contratos, lembretes, cotações de renovação e alertas.

Logo, a automação de contrato simplifica um processo bastante complexo e trabalhoso, liberando as equipes para se concentrar nas tarefas que precisam de sua atenção.

2. Reduzir prazos

De acordo com a Forrester Research, leva-se de 3,4 semanas para criar e aprovar um contrato de complexidade média.

O software de gerenciamento de contratos permite que esses documentos sejam criados, atualizados, enviados e assinados em questão de minutos (em vez de semanas).

3. Eliminar erros [+ precisão]

Todos sabem que erros nos detalhes de um contrato podem ocasionar um impacto negativo na credibilidade da empresa e criar problemas no futuro.

O gerenciamento de contratos eficaz pode usar dados previamente validados para preencher automaticamente campos importantes, reduzindo o potencial de erros de contrato no processo.

4. Melhorar a tomada de decisões 

O repositório central garante que os contratos sejam coletados e mantidos em um local central e revisados ​​regularmente.

E com informações centralizadas, existe uma maior oportunidade de identificar gastos, reduzir custos e minimizar riscos.

5. Garantir o desempenho dos fornecedores 

O software ajuda a tomar decisões no momento adequado, o que mitiga riscos potenciais que apareçam no futuro

Assim como melhorar o relacionamento com os fornecedores e ampliar a cooperação e a entrega dos serviços, assim como evitar disputas contratuais ou surpresas.

Então, pronto para experimentar Juridoc e utilizar uma infinidade de recursos para criar, gerenciar e monitorar o  atividades-chaves, relatórios e desempenho de seus contratos?

Agende hoje mesmo uma demonstração.

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