Software de gestão de contratos para o setor manufatureiro [Juridoc]

Neste artigo, vamos mostrar como o software de gestão de contratos ajuda as indústrias do setor manufatureiro a aumentar a produtividade e eficácia operacional.

Você vai entender como eliminar processos manuais e garantir que a sua empresa gerencie adequadamente suas obrigações e acordos.

Além de descobrir como os recursos desta solução podem gerar um impacto positivo em sua receita e relacionamento com fornecedores.

Gestão de contratos para o setor manufatureiro

A introdução de novas tecnologias, cadeias de suprimentos dinâmicas e mudanças nas regulamentações têm ajudado na transformação digital do setor manufatureiro.

Entretanto, a indústria de manufatura ainda enfrenta um desafio para se manter competitiva e em conformidade.

Essa dificuldade está diretamente relacionada aos grandes volumes de contratos com fornecedores terceirizados.

De modo geral, essas empresas precisam ser ágeis para manter relacionamentos sólidos com clientes e fornecedores, que são regidos principalmente por contratos.

E o software de gestão de contratos pode ser implementado para automatizar:

  • Gestão de contratos de fornecedores [clientes, funcionários, etc.]
  • Gestão de obrigações
  • Notificações e alertas de e-mail
  • Rastreamento de conformidade
  • Análises e Relatórios

Dito isso, vamos falar abaixo um pouco mais sobre os desafios que a indústria de manufatura enfrenta ao gerenciar contratos e documentos.

Os principais desafios da indústria de manufatura

As empresas do setor manufatureiro ainda enfrentam muitos obstáculos ao gerenciar seus documentos mais importantes.

Principalmente porque a introdução de regulamentações novas e rigorosas exigem cada vez mais contratos precisos, livres de erros e compatíveis com a legislação.

Eficácia que é quase impossível de se alcançar quando se utilizam sistemas baseados em papel, e-mail e software de planilhas para para lidar com contratos.

Diante de práticas manuais como as listadas acimas, essas empresas encontram desafios para redigir contratos rapidamente e cumprir todas as cláusulas, regulamentações e obrigações de conformidade.

Também sofrem com a falta de visibilidade dos contratos, levando a cenários onde as obrigações e pagamentos perdidos, bem como atrasos nas renovações, são recorrentes.

Sem falar, na incapacidade de extrair dados-chave de contratos que podem causar prejuízos e afetar a receita das empresas deste setor.

Abaixo uma lista dos principais desafios dessa indústria:  

  1. Falta de Centralização
  2. Conformidade regulamentar
  3. Contratação manual
  4. Colaboração limitada entre departamentos
  5. Dificuldades para integrar sistemas
  6. Custos de aquisição mais altos em função da gestão ineficaz
  7. Relacionamentos críticos com fornecedores.
Agora veja como o software de gestão de contratos se concentra nestes problemas.

Como o software da Juridoc supera esses problemas?

Obviamente, como as empresas de manufatura enfrentam os mesmos tipos de desafios de documentos e processos que qualquer negócio.

Ao examinar os processos administrativos de quase qualquer organização – finanças, RH,  vendas, jurídico – toneladas de papel e problemas operacionais e falta de visibilidade e colaboração provocam a desorganização qualquer empresa.

Por outro lado, se pensarmos nos diversos documentos específicos que uma indústria de manufatura precisa gerenciar, com certeza conseguimos imaginar como o caos pode ser facilmente instaurado.

Aqui está uma lista de alguns documentos desse setor: 

  • Acordos de fabricação
  • Formulários de pedido
  • Documentação de Envio
  • Formulários de design de produto
  • Documentação de controle de qualidade
  • Relatórios de inspeção
  • Ordens de alteração
  • Faturas
  • Ordens de compra
  • Relatórios de conformidade
  • Documentos de produção interna
  • Documentação de Envio
  • Acordos de garantias
  • Contratos de trabalho

Vale notar que esses são apenas alguns dos documentos que o as empresas do setor manufatureiro precisam gerenciar.

Mas graças a flexibilidade do software de gestão de contratos, esses problemas podem ser superados.

Principais problemas e a solução

 

⇒ Falta de centralização e visibilidade

A falta de visibilidade dos contratos no processo é um dos problemas mais pontuais de uma gestão ineficaz. Os responsáveis nunca tem certeza quando um contratos já foi executado, se há pendências, etc.

Aqui o software de gerenciamento de contrato da  simplifica o rastreamento e a visualização do estágio em tempo real e do status de cada contrato ao longo de seu ciclo de vida, atualizando sobre o progresso de cada documento diretamente no sistema.

⇒ Demora na elaboração e revisão de contratos 

As equipes responsáveis pela criação e revisão de contratos passam horas intermináveis procurando a versão mais recente de um modelo ou tentam reinventá-los da melhor maneira possível.

Mas esse é um processo que apresenta muitos erros quando manual. Pelo contrário, um sistema ágil de gerenciamento de contratos permite que os usuários criem contratos automaticamente usando termos e condições pré-aprovados e modelos padrão.

Diante disso, o processo de criação de além de mais fácil e consistente, pode ser reduzido em até 80%. 

⇒ Gerenciamento eficaz de fornecedores 

Os fornecedores estão cumprindo com suas obrigações? Eles têm um desempenho compatível com as necessidades da empresa?

Essas são perguntas frequentes que precisam ser feitas, mas que nem sempre se encontram respostas.

Mas ao implementar um  sistema de gerenciamento de contratos inteligente, é muito mais fácil obter análises e relatórios para avaliar o desempenho qualquer fornecedor a qualquer momento.

⇒ Perda de pagamento e atrasos nas obrigações 

Arquivar e esquecer. Essa prática quando permeia a gestão de contratos, principalmente quando se lida com uma grande quantidade de fornecedores podem levar as empresas a perder todos os benefícios de uma negociação.

Neste âmbito, a automação permite configurar alertas automatizados vinculados a expirações, renovações e eventos importantes para maximizar o valor de cada acordo fechado, impedindo que pequenas falhas se tornem grandes contratempos na cadeia de suprimentos.

⇒ Falta de colaboração entre os departamentos 

Cada contrato tem várias partes diferentes, e isso pode significar que vários departamentos ou membros da equipe diferentes precisam revisá-lo para garantir a adequação do documento.

Nesta circunstância, o sistema de gestão de contratos propicia que diferentes colaboradores podem anexar não apenas documentos, mas notas e até comentários a contratos individuais, garantindo que todos os entendam completamente o que precisa ser realizado.

⇒ Falta de controle e conformidade

Um mesmo documento precisa ser redigido várias vezes ao longo dos anos, mas as leis e jurisdições mudam e os termos desfavoráveis ​​precisam ser retirados ou alterados.

Porém, muitas vezes, as empresas acabam firmando acordos utilizando versões desatualizadas de contratos, introduzindo riscos aos negócios.

Mas com uma solução automatizada garante que as versões corretas sejam utilizadas, visto que a configuração de um repositório de contratos online aprimora a visibilidade e o rastreamento.

Recursos Juridoc para o setor manufatureiro

Recursos de criação de contratos Juridoc

Criação de contrato: gerador de documentos e ferramentas para a criação de novos contratos.

Modelos de contrato: permite aos usuários definir modelos para tornar a criação de novos contratos mais fácil e consistente.

Biblioteca de cláusulas: os usuários podem salvar determinados campos de um contrato para reutilização [armazenados em uma biblioteca de cláusulas].

Anexos de contratos: os usuários podem anexar outros documentos aos contratos.

Perguntas automatizadas: com base nas políticas da empresa e nas circunstâncias do negócio) ajudam no processo de autoria do contrato.

Recursos de revisão e negociação

Compartilhamento de contratos: os usuários podem compartilhar contratos de maneira fácil e segura com usuários internos e externos.

Edição de contratos: os contratos podem passar por vários rascunhos e revisões.

Comparação de versões: o software oferece suporte a várias versões e comparação de versões. Dessa forma, as equipes têm em mãos sempre a versão mais atualizada.

Colaboração de contrato: usuários internos e externos podem colaborar em contratos sem alterar o texto do contrato. Essa operação pode ser feita por meio de comentários.

Processo de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação podem ser configurados para agilizar e automatizar o processo de aprovação.

Fluxos de trabalho de negociação: os usuários podem aprovar contratos com parceiros externos de negócios para que a contratação possa fluir sem interrupções.

Assinatura Eletrônica: uma parte importante do gerenciamento de contratos na nuvem é a capacidade de integração com assinatura eletrônica.

Recursos de monitoramento de contrato

Banco de dados de contratos: os contratos são armazenados e organizados em um repositório central.

Pesquisa de contrato: os usuários podem facilmente pesquisar contratos no banco de dados

Lembretes e alertas: os usuários podem agendar lembretes e/ou disparar alertas de acordo com os marcos do contrato.

Painéis: os painéis fornecem uma visão geral das atividades do contrato.

Relatórios de contrato personalizados: os usuários podem criar relatórios personalizados sobre o status de contratos e cronogramas de contrato.

Rastreamento do status do contrato: os usuários podem rastrear o status de um contrato conforme ele avança pelo processo de aprovação e negociação.

Por que Juridoc para a indústria de manufatura?

Com a Juridoc, você gerencia e acompanha seu processo de contratação desde a solicitação de um contrato até a entrega das obrigações negociadas.

Com um sistema de gerenciamento de contratos completo para entender suas necessidades de criar, revisar, assinar e armazenar contratos, você tem todas as informações necessárias para levar a sua indústria a outro nível.

1. Gerenciamento de prazos e renovação

Quando as datas de vencimento são claras, é mais fácil revisar o contrato com um fornecedor e, inclusive, partir para uma melhor negociação.

Caso contrário, se as datas de expiração ou renovação não forem devidamente documentadas, é quase impossível agir a tempo.

2. Contratos sempre disponíveis com segurança

Com o sistema automatizado da Juridoc, os contratos estão sempre disponíveis para qualquer pessoa (com o nível de acesso adequado).

Além disso, todas as informações podem ser acessadas de qualquer lugar com dispositivos móveis, facilitando o trabalho remoto.

3. Economia de tempo e custos

Com o software de gerenciamento de contratos, é possível diminuir significativamente a quantidade de tempo e recursos necessários para gerenciar, rastrear e automatizar cada etapa do ciclo de vida do contrato.

4. Assinaturas eletrônicas

O sistema de de gerenciamento de contratos da Juridoc tem a capacidade de capturar assinaturas eletrônicas.

Isso significa que o problema de perda de tempo na obtenção de assinaturas é eliminado e os acordos podem ser feitos eletronicamente, sem a necessidade de papéis.

5. Fluxos de trabalho de aprovação

Os módulos flexíveis da solução Juridoc automatiza completamente o processo de contrato para aumentar a eficiência e diminuir os tempos de aprovação e aumentar a colaboração em equipe.

6. Gerenciamento de obrigações 

Ao identificar os contratos que precisam de atenção imediata, o sistema ajuda a reduzir o risco de perder um acordo de contrato devido a negligência.

7. Negociação Colaborativa e online

Um sistema de gerenciamento de contratos oferece melhor colaboração e negociação, pois tudo, desde a negação e aprovação do contrato, pode ser feito de forma totalmente online.

8. Auditoria e Conformidade

A solução Juridoc permite que você armazene e examine contratos digitalmente em um único lugar, permitindo uma visibilidade aprimorada e tornando a localização de informações de seus contratos muito mais fácil.

Além de melhorar a sua produtividade, o software aprimora a conformidade regulatória e contratual, garantindo a prevenção de perdas e riscos financeiros.

Por fim, você conquista uma abordagem visível, pesquisável e segura para o gerenciamento de contratos.

Para saber mais sobre o quanto a nossa solução de gestão de contratos pode fazer para melhorar seu impacto nos negócios, agende hoje mesmo uma demonstração.

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