Software de gestão de contratos para o setor financeiro [Juridoc]

Neste artigo, vamos mostrar a forma surpreendente como o software de gestão de contratos torna todos os seus documentos em ativos pesquisáveis e gerenciáveis.

Além de oferecer a possibilidade de criar, colaborar e aprovar um contrato em apenas alguns cliques e se livrar da papelada que toma conta dos departamentos financeiros.

Você verá como existem várias razões práticas para implementar a automação de contratos nas instituições e empresas do setor de finanças.

Gestão de contratos sem riscos para o setor financeiro

O setor financeiro é constituído por empresas com atividades econômicas bastante diversas, como bancos, seguradoras, empresas de cartões de crédito, cooperativas de crédito, corretoras, entre outras.

Entretanto, independente do produto ou serviço oferecido, o peso das regulamentações de conformidade é algo que todos os profissionais responsáveis pela gestão de contratos e documentos financeiros sentem no dia a dia.

Aliás, armazenar e gerenciar registros financeiros em formato de papel se tornam cada vez mais inviável, o que impulsiona  às empresas a buscar alternativas para se adaptar à transformação digital, que ofereçam mais transparência nas interações e agilidade em seus processos.

Em vista disso, as instituições financeiras, entre outras empresas deste setor necessitam [e estão buscando] cada vez mais de serviços inovadores para a gestão comercial e de contratos.

E quando se trata de gestão de documentos e negociação de contratos de forma mais eficiente se tornou crucial para agilizar os processos centrais (por exemplo, concessão de empréstimos ou abertura de contas).

As principais necessidades do setor financeiro

De modo geral, as organizações do setor financeiro, além de gerenciamento de obrigações, querem uma solução que os ajude a mitigar riscos e perdas financeiras, além reduzir custos operacionais.

E somente uma solução completa de gerenciamento de contratos ou CLM (Contract Lifecycle Management) pode:

  • Otimizar suas operações de negócios sem afetar o desempenho.
  • Reter negócios altamente valiosos e maximizar a lucratividade.
  • Acelerar a produtividade geral do serviço em um ciclo de oportunidade.
  • Simplificar os fluxos de trabalho de sua empresa.
  • Minimizar riscos  e atender a conformidade regulatória.
  • Aumentar a eficiência operacional.
  • Reduzir gastos gerais relacionados a contratos.

Os desafios de gestão de contratos no setor financeiro

As instituições financeiras lidam diariamente com uma quantidade enorme de transações [baseada em contratos] que exigem esforços e inteligência operacional para otimizar os processos.

Mas, mesmo assim, a maioria das comunicações internas ou externas com diferentes bancos ou clientes ainda é baseada em papel.

Durante uma negociação, por exemplo, muitos atrasos e contratempos estendem o tempo de assinatura de um documento jurídico ou contrato.

Segundo um relatório da Abeerden Group, as organizações que automatizam seus processos de forma eficiente têm um tempo médio de ciclo de 8 dias para revisão e aprovação de contrato.

Já as empresas que não contam com ferramentas e recursos apropriados tendem a ter um tempo médio de ciclo de 47 dias.

Além de processos ágeis, as instituições financeiras enfrentam problemas para gerenciar as informações que se encontram em sua documentação.

E, sobretudo, perdas relacionadas à gestão ineficaz  de contratos[ erros, atrasos, multas, litígios]. Segundo a KPMG Research, essa ineficiência pode causar vazamento de receita que varia de 17% a 40%. 

Mas como o software de gestão de contratos pode resolver isso na prática?

Vamos responder em detalhes para você. Continue lendo e veja abaixo como o CLM atende os requisitos específicos das instituições financeiras quando se trata de criar, negociar, assinar e gerenciar seus documentos.

Problemas que o software resolve 

⇒ Armazenamento inadequado

As  instituições financeiras precisam gerenciar um conjunto crescente de dados, que em muitos casos contém dados pessoais e informações confidenciais sobre pessoas físicas ou jurídicas e o armazenamento e a organização segura de um software baseado em nuvem.

⇒ Fata de segurança

A falta de segurança e confidencialidade das informações é outro contratempo que afeta o setor. Neste contexto,  o sistema de gestão de contratos garante a identificação de todos os utilizadores que tem acesso à informação.

⇒ Custos elevados

Documentos e contratos têm seu custo: muitas pessoas envolvidas, muito tempo gasto com tarefas de criar, revisar e organizar arquivos, além de custos de impressão, envio da documentação e espaço apropriado e seguro para guardar documentos em conformidade. A implementação de uma solução avançada que permite processos sem papel   reduz significativamente os custos.

⇒ Tarefas manuais e trabalhosas

Processos manuais são propensos a erros, ineficiência e esquecimentos, além de tornarem a pesquisa, auditoria e relatórios quase impossíveis. Um sistema único e com ferramentas avançadas proporciona acesso rápido às informações ou serviços que as equipes precisam de onde estiverem e quando precisarem.

⇒ Fluxos de trabalhos ineficientes

Em um processo não automatizado, é muito difícil definir responsabilidades, cumprir etapas essenciais e se manter produtivo. Já uma solução que permite a configuração de workflows personalizados, a redução do número de etapas necessárias e a redução de tempo gasto em um procedimento,  contribui diretamente para aumentar a agilidade e eficiência das equipes.

⇒ Consumo excessivo de papel

Papéis espalhados pelas mesas de trabalho, ocupando arquivos físicos e, não raro, extraviados acabam com qualquer resquício de produtividade e, ao mesmo tempo, a adoção de uma pegada ambiental mais leve. A implantação do escritório sem papel, supõe diretamente a redução do consumo e seus efeitos no corte de árvores, desmatamento ou aumento de CO2 na atmosfera.

⇒ Falta de controle e conformidade

Segundo dados da IACCM, 77% das empresas sofrem com o escopo e as metas quando a gestão de contratos é desestruturada.  E 55% experimentam problemas com as responsabilidades contratuais quando falta organização.

Por outro lado, a automação garante o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como mantém as instituições financeiras atualizadas e menos propensas a litígios.

⇒ Gerenciamento ineficiente

Por fim, o software pode aumentar em até 80% a eficiência das empresas à medida que ajuda a manter todas as transações registradas, incluindo o controle de versão e todo o ciclo de vida dos arquivos [inclusive as auditorias].

Para resolver os problemas citados acima, a Juridoc utiliza as tecnologias avançadas de CLM:

  • Autoria do contrato;
  • Fluxos de trabalho automatizados;
  • Repositório inteligente;
  • Configuração de bibliotecas de cláusulas e modelos;
  • Gerenciamento do ciclo de vida do contrato;
  • Ferramentas de aprovação (interna) e negociação (externa);
  • Assinaturas eletrônicas;
  • Análises e relatórios

Por que Juridoc para o setor financeiro?

O software de gestão de contratos tem ajudado as organizações financeiras a minimizar riscos, enquanto gerencia a conformidade com as restrições legais e regulamentações específicas do setor financeiro.

E o software da Juridoc se adapta ao contexto de negócios de cada usuário e se integra ao sistema de informação de toda a empresa.

Ao mesmo tempo que reduz os riscos e melhora o atendimento ao cliente, os bancos e financeiras podem negociar melhores contratos  e eliminar custos financeiros desnecessários.

Confira agora todos os recursos Juridoc disponíveis para você.

Recursos de criação de contratos Juridoc

Criação de contrato: gerador de documentos e ferramentas para a criação de novos contratos.

Modelos de contrato: permite aos usuários definir modelos para tornar a criação de novos contratos mais fácil e consistente.

Biblioteca de cláusulas: os usuários podem salvar determinados campos de um contrato para reutilização [armazenados em uma biblioteca de cláusulas].

Anexos de contratos: os usuários podem anexar outros documentos aos contratos.

Perguntas automatizadas: com base nas políticas da empresa e nas circunstâncias do negócio) ajudam no processo de autoria do contrato.

Colaboração de contrato – recursos de revisão e negociação

Compartilhamento de contratos: os usuários podem compartilhar contratos de maneira fácil e segura com usuários internos e externos.

Edição de contratos: os contratos podem passar por vários rascunhos e revisões.

Comparação de versões: o software oferece suporte a várias versões e comparação de versões. Dessa forma, as equipes têm em mãos sempre a versão mais atualizada.

Colaboração de contrato: usuários internos e externos podem colaborar em contratos sem alterar o texto do contrato. Essa operação pode ser feita por meio de comentários.

Processo de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação podem ser configurados para agilizar e automatizar o processo de aprovação.

Fluxos de trabalho de negociação: os usuários podem aprovar contratos com parceiros externos de negócios para que a contratação possa fluir sem interrupções.

Assinatura Eletrônica: uma parte importante do gerenciamento de contratos na nuvem é a capacidade de integração com assinatura eletrônica.

Recursos de monitoramento de contrato

Banco de dados de contratos: os contratos são armazenados e organizados em um repositório central.

Pesquisa de contrato: os usuários podem facilmente pesquisar contratos no banco de dados

Lembretes e alertas: os usuários podem agendar lembretes e/ou disparar alertas de acordo com os marcos do contrato.

Painéis: os painéis fornecem uma visão geral das atividades do contrato.

Relatórios de contrato personalizados: os usuários podem criar relatórios personalizados sobre o status de contratos e cronogramas de contrato.

Rastreamento do status do contrato: os usuários podem rastrear o status de um contrato conforme ele avança pelo processo de aprovação e negociação.

Principais benefícios para o setor financeiro

Implementar uma solução adequada de gestão de contratos é uma aposta segura, com benefícios tanto para as instituições financeiras como para seus os seus Stakeholders.

Ao  mesmo tempo em que apresenta a combinação necessária de tecnologia para acelerar os processos também ajuda a alcançar resultados revolucionários no que tange a colaboração entre as equipes de trabalho e conformidade.

 

Os maiores benefícios derivados da implementação de uma solução de gestão de contratos:

  • Melhoria dos processos de negócios
  • Satisfação do cliente
  • Colaboração entre departamentos

 

Mas há muito mais coisas envolvidas também, que você vai conferir abaixo. 

1. Benefícios financeiros

Gerenciar e enviar milhões de documentos, como extratos e notificações, implica um alto custo para as entidades financeiras.

Com o software de gestão de contratos apropriado, é possível reduzir esse custo consideravelmente. Segundo a IACCM, software de gestão de contratos permite que as empresas economizem de US$ 1 a US$ 5 por documento.

Por outro lado, também há uma redução significativa relacionada aos litígios em contratos, o que pode consumir uma grande parte da receita.

2. Economia de tempo 

Manusear documentos em papel envolve um grande número de tarefas manuais e a adoção de muito tempo dos colaboradores.

A automação remove essas tarefas e ajuda a economizar uma grande quantidade  de tempo. Dessa forma, as empresas podem aproveitar melhor seus colaboradores em tarefas mais importantes.

3. Satisfação dos clientes 

Com um software de gerenciamento de documentos ágil, instituições de crédito e financeiras podem oferecer aos clientes todas as informações de suas contas de maneira rápida e eficiente.

Da mesma forma, os clientes podem assinar eletronicamente diferentes tipos de documentos, o que também resulta em economia de tempo e dinheiro para os clientes.

4. Conformidade Regulamentar

Todos as instituições financeiras, sejam médias, grandes ou pequenas, precisam cumprir as normas legais e acompanhar as constantes mudanças que ocorrem neste campo.

Neste contexto, o software de gerenciamento de documentos seguro atende a todos esses requisitos, protegendo com eficiência os dados do cliente.

5. Repositório digital inteligente

O repositório do sistema otimiza e torna segura a localização e proteção de todos os documentos do sistema, organiza a pesquisa e facilita o compartilhamento de contratos.

Manter o controle centralizado possibilita: 

  • Melhorar a responsabilidade
  • Aumentar a produtividade
  • Simplificar a gestão de contratos

6. Análises e relatórios 

As instituições financeiras realizam auditorias internas e externas para garantir que estão em conformidade com os regulamentos relevantes e manter um registro preciso de todas as transações financeiras.

O sistema possibilita gerar análises e relatórios de forma mais eficiente e livre de erros quando, além de permitir  monitorar todas as transações realizadas.

7. Benefícios ambientais

Na lista de benefícios gerados pelo CLM, não podemos deixar de mencionar os benefícios para o meio ambiente, visto que há uma redução notável de consumo papel é reduzido, o que implica um redução no corte de árvores, resíduos de produtos químicos, etc.

Por fim, um sistema CLM bem construído como o da Juridoc é um investimento em tecnologia digital que garante um retorno significativo do investimento, além de ganhos em tempo de processamento e ciclo de vida do contrato.

Quer conhecer de perto todos os benefícios listados neste post? Agende hoje mesmo uma demonstração.

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