Como escolher o melhor software de gestão de contratos?

Como escolher o melhor software de gestão de contratos [recursos]

Nem todos os sistemas de gestão de contratos são iguais. Mas existem alguns recursos e funcionalidades que são cruciais para criar, assinar, negociar e armazenar seus contratos que devem ser avaliadas.  

Como selecionar o melhor software de gestão de contratos? 

Assim como você, muitas empresas desejam adotar um software de gestão de contratos para ajudar na edição, no processo de aprovação e na colaboração do contrato.

Mas como descobrir se o software escolhido é ou não adequado para você?

Neste artigo, discutiremos alguns recursos que você deve procurar em seu software de gerenciamento de contratos.

Qual o sistema mais eficiente para gerenciar os seus contratos?

Embora já existam diversas soluções acessíveis no mercado, grande parte de pequenas e médias empresas ainda gerenciam manualmente seus documentos, o que significa que os contratos e suas revisões estão em arquivos Word e PDF.

Quando o processo é manual, históricos de aprovações são perdidos e inoperantes, visto que não são rastreáveis. E em alguns casos, as assinaturas digitais não estão integradas no processo. 

Todos esses elementos tornam o processo de gestão e monitoramento muito difícil e propenso a erros. Mas nem tudo está perdido.

Um software de gestão de contratos ou CLM – Contract Lifecyle Management – ajuda a organizar o complexo processo de negociação.  

No entanto, até mesmo aquelas empresas que já tomaram a sua decisão deparam-se com diferentes soluções e ficam nas dúvida sobre quais requisitos chaves fazem um sistema ser mais adequado que outro.

A saber, um contrato precisa ser monitorado quanto à conformidade, expiração, renovações, entre outros eventos. Então, como selecionar o melhor software para a sua empresa?

Para ajudá-lo, segue abaixo uma lista dos critérios “must-haves” para você avaliar. 

1 – Recursos que facilitam a criação de documentos

Para a criação de documentos e contratos, o sistema precisa ter a capacidade de utilizar modelos para a geração dos contratos finais  por meio da inserção de um banco de dados por meio de uma biblioteca de modelos de contratos personalizados.

Entre outras funcionalidades, o usuário deve conseguir arrastar e soltar documentos no sistema, fazer o upload de quantas versões sejam necessárias.

O sistema também precisa manter cada revisão e disponibilizá-la quando necessário. Além disso, os documentos devem ser enviados por e-mail do próprio sistema e também disponibilizados para compartilhamento. 

É aconselhável visar o mais alto nível de automação na fase de elaboração de contratos, optando por um sistema moderno que ofereça, sobretudo, uma biblioteca de modelos de contratos personalizados.

2 – Armazenamento Integrado

O sistema deve armazenar todos os contratos com seus documentos relacionados, histórico e status em um local seguro e de fácil acesso. Além disso, os contratos devem ser facilmente pesquisáveis com base em qualquer fator, como as partes envolvidas, tipos, datas, status, etc.  

3 – Fluxo de trabalho para aprovações e notificações

A solução escolhida precisa fornecer um fluxo de trabalho flexível para capturar e garantir todas as aprovações necessárias com base no tipo de contratos, entre outros parâmetros.

O sistema deve armazenar todos os históricos de aprovação como uma trilha de auditoria que possibilite análises, análises, lembretes para aprovações a capacidade de manter as partes interessadas informadas sobre o andamento da aprovação do contrato.

5 – Processo de negociação de contrato

O processo de negociação é outro fator muito importante e deve permitir ajustar tarefas relacionadas a essa etapa, como acompanhamento do andamento das transações, lembretes e notificações aos participantes.

Também deve registrar quaisquer alterações ao contrato, incluindo o envio de comentários após aprovação ou rejeição de um contrato. 

6 – Pesquisa rápida 

A possibilidade de pesquisa detalhada pelo conteúdo de um contrato, assim como filtragem de resultados de pesquisa e a capacidade de estabelecer ligações entre contratos e outros documentos faz parte de um moderno sistema de gerenciamento de contratos. Por isso, esse item também deve influenciar na sua escolha. 

7 – Segurança baseada em nuvem

Os aspectos de segurança do sistema são muito importantes e um sistema CLM é baseado em nuvem oferece muitas vantagens. Certamente, os documentos precisam ser protegidos para diferentes funções, além disso os status do documento, como rascunho, em revisão, publicado etc., precisam estar disponíveis.

8 – Relatórios, painéis e lembretes

Uma boa solução deve oferecer uma variedade de relatórios e painéis, que apontem indicadores-chave de desempenho, como contratos futuros para renovações, métricas de conformidade e outros fatores. A modificação de relatórios existentes ou a criação de novos painéis precisa estar disponível e ser fácil de acessar. 

9 – Assinatura eletrônica

É importante que o sistema inclua recursos próprios de assinatura eletrônica e também ofereça integrações ao fluxo de trabalho do contrato para facilitar a integridade do processo.

Ou seja, é importante que as assinaturas de um contrato sejam concluídas no menor tempo possível. Os sistemas mais inteligentes permitem negociar e assinar um contrato com as partes externas de maneira automática.

10 – Integração com CRM e facilidade de uso 

Facilidade de integração com o CRM já utilizado pela sua empresa também é requisito chave. Por fim, é importante avaliar a facilidade de uso e implementação. O sistema, sobretudo, deve permitir que os funcionários solicitem contratos e se comuniquem facilmente com os gerentes responsáveis pelas operações. 

Então, pronto para escolher o seu software e tornar o processo de gestão de contratos um dos setores mais bem-sucedido da sua empresa?

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