O que é um sistema de gestão de contratos tudo em um?

O que é um sistema de gestão de contratos tudo em um?

O sistema de gestão de contratos oferece uma solução abrangente para gerenciamento de transações digitais, desde a criação e negociação de documentos até a captura de assinaturas.

O que é um sistema de gestão de contratos tudo em um?

Frente às constantes mudanças no mercado, o sistema de gestão de contratos tem sido uma escolha entre os empresários para realizar tarefas, prever riscos e melhorar a eficiência geral de todo o processo de contratação.

Esse tipo de solução oferece as ferramentas necessárias para uma empresa ou escritório jurídico lidar com as diferentes atividades relacionadas ao gerenciamento de contratos e manter o controle dos seus negócios.

Mas como ter certeza que a ferramenta ou solução escolhida vai realmente trazer um conjunto de soluções integradas?

Diante de tantas opções no mercado, é bastante comum que você tenha alguma dúvida de como selecionar a melhor ferramenta de gestão de contratos para sua empresa.

Por isso, neste artigo vamos mostrar para você o que é uma solução tudo em um. Ou melhor, o que faz um sistema de gestão de contratos ser completo.

Um sistema de gestão de contratos deve resolver seus principais problemas

Em primeiro lugar, um software de gestão de contratos precisa incluir tudo o que você precisa em um único pacote, removendo completamente as suas preocupações em relação às etapas do ciclo de vida do contrato. 

Do mesmo modo, essas ferramentas devem ser online para que você possa usá-las de qualquer lugar. Além disso, você não deve se preocupar com atualizações, hardware ou backups.

Então, se você está procurando uma solução que o ajude a gerenciar os contratos de forma eficiente em sua empresa, vamos mostrar como ela deve ser. Acompanhe!

Como identificar se o sistema é completo?

O que é um sistema de gestão de contratos tudo em um?

Um software de gestão de contratos tudo em um deve ajudar a eliminar erros, concluir tarefas de negócios, relatar atividades e aumentar a eficiência em geral. 

Por conseguinte, essa solução de automação deve eliminar a complexidade e os gargalos tipicamente associados do início ao fim de todo o fluxo de trabalho associado ao processo de contratação.

Em suma, essa nova ferramenta deve oferecer a sua empresa a possibilidade de acelerar tanto a elaboração, quanto o processo de negociação, eliminando o desperdício de tempo e oferecendo um ambiente aberto para colaboração, com total visibilidade do status do contrato.

Para que você entenda melhor o processo, nos próximos parágrafos vamos citar e explicar as três principais fases que abrangem um software de gestão tudo em um.

Recursos de um sistema de gestão de contratos tudo em um

Para entender melhor como deve ser uma gestão completa de contratos, aqui estão os principais estágios e recursos que uma plataforma deve abranger em três fases.

Fase 1: Criação

Sabemos que elaborar um bom documento é uma das partes mais importantes do ciclo de vida de gestão de  contratos para que as partes signatárias sintam-se satisfeitas com a negociação.

Caso os termos e condições não sejam explicados com clareza, a ambiguidade e os erros na redação do contrato podem gerar confusão ou falta de comunicação. Além do mais, a falta de conformidade pode levar até mesmo a ações judiciais.

Portanto, quando a elaboração do contrato não é bem administrada, o controle de versão se torna um processo cercado por dificuldades.

Já uma plataforma completa permite que um contrato seja elaborado, modelado e armazenado diretamente em seu sistema.

Isso evita o vaivém de diferentes versões por email, seguido pela importação de dados para outro programa para gerenciar o contrato em longo prazo.

Logo, uma solução completa prioriza uma das questões mais importantes que envolve o processo de contratação e, não raro, é negligenciada pela maioria dos softwares: a criação.

Fase 2: Negociação e assinaturas

Como já mencionamos em outros artigos, o processo de negociação normalmente envolve diferentes interações.  Visto que ambas as partes fazem concessões com base em possíveis riscos, projeção de receita, entre outros fatores.

De modo geral, isso significa várias pessoas enviando o contrato de um lado para outro, o que torna o controle de versão algo quase impossível.

Mas quando se tem ferramentas para facilitar a negociação de contrato, se reduz de forma significativa problemas relacionados a erros, segurança e a pontualidade durante o ciclo de vida do documento.

Por isso, uma plataforma completa de gestão de contratos disponibiliza ferramentas de negociação, anotações, trilhas de auditoria, notificações por email e recursos de mensagens integrados.

E como benefício adicional – o que proporciona uma enorme economia de tempo – deve permitir assinar  documentos a qualquer hora do dia e lugar.

Logo, quando se trata de gerenciamento de contratos, as ferramentas de assinatura eletrônica devem ser integradas ao software.

Fase 3: Ciclo de vida

É preciso ressaltar, antes de tudo, que a gestão contratos tem como objetivo permitir a correta execução e armazenamento de contratos de forma a proteger contra riscos e violações de conformidade.

Mas hoje em dia uma plataforma deve oferecer também a possibilidade de rastrear e acompanhar os prazos e, inclusive, focar na eficiência e economia de custos.

Igualmente, a proposta é que todas as equipes – não apenas as jurídicas – mantenham o controle de seus próprios contratos e possam acompanhá-los e administrá-los.

Gestão de Contratos: tudo o que você precisa saber

 

Então, ficou mais fácil entender o que é um sistema de gestão de contratos tudo em um? Se você gostou desse conteúdo, talvez, se interesse também pelo post Como escolher o melhor software de gestão de contratos para a sua empresa?

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