Conheça as 9 etapas do ciclo de vida do contrato

Conheça as 9 etapas do ciclo de vida do contrato

Cada contrato tem um ciclo de vida. Da elaboração até expirar, o gerenciamento de contratos costuma passar por 9 estágios. Você sabe quais são?

Os noves estágios do ciclo de vidas do contrato

Você sabe o que é gerenciamento do ciclo de vida do contrato e por que é importante? Todos estamos cientes que um contrato é um acordo entre duas ou mais partes e que ambas têm obrigações uma com a outra. Portanto, um contrato tem como objetivo registrar essas obrigações e outras instruções acordadas pelos signatários.

No entanto, o ciclo de vida de um contrato não encerra com a assinatura do documento. Um acordo é criado, negociado, aprovado pelas partes e deve ser formalmente executado para o cumprimento das obrigações.

De modo geral, cada contrato também tem um período de tempo efetivo, penalidades para o não desempenho, assim como obrigações associadas. Portanto, o gerenciamento de contratos se torna crucial para uma empresa que deseja crescer e se tornar mais competitiva.

Por isso, nos próximos parágrafos vamos explicar um pouco mais sobre os nove estágios do ciclo de vida dos contratos. 

Estágio 1 –  Solicitação

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato inicia quando uma parte solicita ou inicia o processo de contratação e faz a coleta de informações para redigir ou criar o documento do contrato.

Nesta etapa, é importante obter as informações corretas para guiar o processo rapidamente para a criação do documento.

Estágio 2 – Criação

Na etapa de criação ou elaboração, o documento é criado, observando as cláusulas, termos e condições acordados. Vale destacar que a montagem automatizada de documentos baseada em modelos pode gerar melhor qualidade e conformidade e ser muito mais rápida do que a criação manual.

Estágio 3 – Aprovação e revisão

Neste estágio, o documento preparado na etapa anterior é enviado aos aprovadores internos ou externos. Ou seja, será encaminhado para as todas as partes interessadas e designadas. Dependendo do risco, valor e outros critérios, cada empresa tem regras sobre quem deve aprovar cada contrato.

Estágio 4 – Negociação

O processo de negociação começa quando o contrato é redigido e está disponível para todas as partes envolvidas revisarem. Sem dúvidas, essa é uma das etapas mais longas e desafiadores de todo o ciclo de vida. Visto que dependendo do número de partes envolvidas, pode-se levar um tempo demasiado longo até que um acordo final seja alcançado.

Estágio 5 – Assinatura

O documento do contrato que é aprovado é enviado às respectivas partes para assinatura. A assinatura pode ser eletrônica ou por processo manual.

Estágio 6  – Armazenamento

Outro aspecto importante do gerenciamento do ciclo de vida do contrato é o armazenamento e a organização de documentos. Essa etapa deve garantir que os contratos sejam adequadamente arquivados, organizados e encontrados facilmente. Por isso, o armazenamento em nuvem se torna cada vez mais conveniente e seguro para criar um banco de dados que propicia a fácil recuperação de informações.

Estágio 7: Cumprimento

Outro desafio para qualquer contrato ativo é o cumprimento de suas várias obrigações e compromissos contratuais. O não cumprimento de uma obrigação de desempenho, suporte ou pagamento poderá resultar em violação contratual, multas e perdas.

Estágio 8 – Gerenciamento

Uma empresa deve gerenciar prazos, renovações e o relacionamento vigente com clientes e fornecedores de toda a sua carteira de contratos.

A falta de gerenciamento de seus contratos pode levar à perda de prazos, penalidades e pagamento excessivo de serviços. Além disso, sua empresa estará sempre atenta a cobrança de pagamentos em tempo hábil pelos fornecedores  e muito mais. Tudo isso pode ter um  alto impacto na operação e margem de lucro do seu negócio. Neste ponto, os sistemas de automação também podem ser bastante úteis ao rastrear e emitir alertas para não perder prazos.

Estágio 9: Otimização

Os contratos podem ter alto ou baixo desempenho ou mesmo se tornar ineficientes. É por isso que é importante que o desempenho de um contrato seja analisado ao longo do tempo. A partir de uma visão clara dos termos e desempenho contratuais, uma empresa pode otimizar suas negociações de melhor valor e reduzir riscos.

Ou seja, a otimização ou última etapa consiste em analisar cada contrato para mensurar resultados, corrigir problemas e partir para renovações, ou não, de forma mais rápida e valorosa para os seus negócios.

Conclusão

No cenário atual, não há como negligenciar a importância que os contratos tem para uma companhia. São esses documentos legais que ditam os pontos críticos de suas transações comerciais, como datas, preços, informações dos seus parceiros de negócios, entre outras.

Com certeza, observar esses 9 estágios do ciclo de vida de seus contratos quando se lida com fluxos manuais pode ser bastante complexo. Mas as plataformas de gestão de contratos podem ajudar a melhor esse processo.

Então, você já conhecia os nove estágios do ciclo de vida do contrato?

Compartilhe nos comentários sua resposta e conte-nos como você gerencia seus contratos e documentos jurídicos!

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