Como trabalhar a gestão de tempo na prática com contratos?

A gestão de tempo se tornou fundamental para a organização do nosso dia a dia. Afinal de contas, temos que lidar com inúmeros afazeres e, sem essa sistematização, é difícil controlar e administrar todas as atividades.

Para quem trabalha em escritórios de advocacia ou assessoria jurídica, a gestão do tempo é ainda mais importante, devido aos inúmeros prazos contratuais que devem ser cumpridos. Caso contrário, corre-se o risco de reduzir a produtividade e ainda comprometer processos.

No artigo de hoje, vamos dar algumas dicas de como trabalhar a gestão de tempo na prática, principalmente para as empresas que lidam com a elaboração, análise e direcionamento de contratos. Acompanhe a leitura!

Gestão de contratos: os desafios da contemporaneidade

A gestão de contratos é algo primordial para as organizações que contratam serviços ou lidam com processos burocráticos, como a terceirização de folha de pagamento.

Afinal de contas, a falta de organização desses documentos pode prejudicar o gerenciamento do tempo e muitos outros transtornos, como problemas com o clientes e abalo do relacionamento profissional.

Os contratos se referem às estratégias de negócios e também obrigatoriedades dos clientes, parceiros e demais stakeholders. No âmbito jurídico, esses documentos são comprobatórios e asseguram os direitos e deveres.

Nos dias de hoje, lidar com inúmeros documentos pode ser bastante difícil, ainda mais com a grande quantidade de informações e dados que circulam. Mas a desorganização prejudica o tempo e pode resultar em perdas econômicas.

Imagine, por exemplo, não ter em mãos o alvará de regularização SP? Isso pode causar inúmeros transtornos, fazendo com que a empresa tenha que correr atrás novamente do documento e acabe gastando ainda mais dinheiro.

Por isso, a gestão de contratos é uma forma de organizar melhor seus documentos, aproveitar o tempo e não perder datas, que são aspectos importantes para todas as empresas, mas principalmente no âmbito jurídico.

5 dicas para a gestão do tempo na organização de contratos 

Agora que compreendemos a importância de organizar bem nossos contratos, separamos algumas dicas de como gerenciar o tempo para trabalhar melhor esses processos. 

Dessa forma, escritórios de serviços contábeis, advocacia e outros segmentos podem melhorar a sua produtividade. Veja a seguir!

1 – Mantenha os documentos acessíveis

Organizar os contratos significa torná-los de fácil acesso para os colaboradores autorizados, sempre que necessário – claro, sem abrir mão da segurança. Tanto os documentos em papel quanto digitalizados devem ser dispostos em locais que facilitem a manipulação. 

Hoje em dia, é possível encontrar softwares que ajudam na digitalização e na acessibilidade aos contratos. Inclusive, essas ferramentas liberam os documentos somente para pessoas devidamente cadastradas e com autorização, protegendo os dados dos clientes.

Desse modo, com apenas uma simples busca no software, dá para encontrar rapidamente o arquivo. Isso economiza bastante tempo, permitindo que os colaboradores se dediquem às atividades essenciais e não percam parte do dia procurando os documentos.

2 – Tenha controle dos prazos

Quem trabalha com gestão de facilities sabe o quanto é preciso acertar no cumprimento de prazos. Perder uma data pode significar um imenso retrabalho, comprometendo o tempo dos serviços e prejudicando a produtividade da empresa.

Sendo assim, é necessário ter um controle minucioso das datas, principalmente quando elas estão firmadas em contrato.

Essa questão pode ser expandida para toda a empresa, já que todos os colaboradores devem trabalhar com um prazo determinado.

Imagine, por exemplo, uma empresa de reforma de escritório que atrasa demais na entrega do serviço. Isso terá consequências no futuro, principalmente se a obra atrapalha o desenvolvimento das atividades.

Por isso, é importante:

  • Estabelecer as datas e serviços prioritários;
  • Elencar as funções corretamente para controle dos prazos;
  • Evitar distrações que podem comprometer a entrega;
  • Garantir que todo mundo cumpra suas responsabilidades.

De fato, o controle dos prazos é uma das etapas mais importantes da gestão do tempo. Daí o porquê todos os parceiros e colaboradores da empresa devem estar envolvidos com suas responsabilidades.

3 – Elenque atividades de acordo com as competências

A gestão do tempo também depende fundamentalmente do mapeamento de competências de cada um dos colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil elencar as tarefas de cada um, para cumprimento dos prazos, bem como para evitar retrabalhos.

Dessa forma, é possível alinhar os valores dos profissionais com a cultura organizacional da empresa, o que ajuda no sucesso da produtividade.

No caso específico da organização de contratos, vale destacar que há profissionais especializados na análise desses documentos, que verificam todas as cláusulas dispostas e são capazes de realizar as alterações necessárias, dentro das normas.

É importante conhecer quem são esses profissionais. Caso contrário, corremos o risco de orientar atividades para pessoas sem conhecimento técnico em contratos, o que pode prejudicar o andamento dos processos.

4 – Use um software para monitoramento

Usar um software de gerenciamento de contratos pode ser algo bastante útil, visto que a ferramenta pode alertar os responsáveis sobre prazos, prioridade de tarefas e realização das atividades programadas.

O uso de tecnologia se torna indispensável à medida que a sua empresa cresce. Afinal de contas, será preciso lidar com novas demandas, por isso, o monitoramento, organização e acompanhamento de contratos por software é um modo de gerenciar o tempo.

Além disso, você tem a vantagem de realizar várias atividades sentado(a) na cadeira de secretaria da empresa, sem ter que sair até almoxarifados ou para procurar contratos em estantes, já que todos os documentos podem ser digitalizados rapidamente.

5 – Antecipe a renovação de contratos

Outra atividade que pode ajudar no gerenciamento do tempo e é uma ótima maneira de aproveitar oportunidades é investir na antecipação de renovações. Isso porque há alguns contratos que são periodicamente renovados e você pode adiantar esse processo.

Inclusive, ao antecipar as renovações, você tem a chance de renegociar com os seus clientes, conduzindo os processos com bastante calma e cautela. Dessa forma, é possível contratar serviços com mais segurança, além de transparecer confiança ao público.

Importante ressaltar que os softwares de gestão de contrato podem ser programados para alertar sobre os contratos renováveis. Assim, o seu escritório pode se preparar com mais calma, sem comprometer o tempo de trabalho.

Gestão de contratos pelo método CLM

O CLM (Contract Lifecycle Management, ou “gerenciamento do ciclo de vida do contrato”, em tradução) é um método de organização de documentos muito prático e eficiente. Por meio dele, é possível otimizar o tempo e evitar eventuais transtornos.

Basicamente, o CLM é dividido em oito etapas. São elas:

  • Captura;
  • Pista;
  • Autoria;
  • Criação;
  • Aprovação;
  • Negociação;
  • Sinalização;
  • Análise.

Esses estágios podem ser orientados de acordo com as competências dos colaboradores. Isso torna o processo de organização mais simples e otimizado, evitando retrabalhos.

A seguir, conheça mais sobre as especificações de cada etapa.

Captura

A etapa de captura se refere à verificação de quantos contratos existem na sua empresa. Na prática, é o momento de fazer uma lista dos documentos, além de identificar a localização em destaque, para facilitar o acesso.

Pista

Após ter uma noção clara da quantidade de contratos, é a hora de buscar quais informações são mais pertinentes. Aqui, dá para identificar quais são os documentos mais novos e os mais antigos, além dos contratos carentes de renovação.

Autoria

No método CLM, é importante verificar quem são os responsáveis pela redação do contrato. Assim, no caso de dúvidas, é possível falar com as pessoas certas.

Criação

A etapa de criação é dividida em duas partes: a primeira é a capacitação dos colaboradores para a redação dos contratos (modelos inteligentes); já a segunda garante a concordância com o departamento jurídico da empresa.

Esse é um dos processos mais importantes, pois a falha na criação dos documentos pode comprometer toda a gestão do tempo e a produtividade.

Aprovação

A aprovação define como será o fluxo de revisão dos contratos, dentro do tempo determinado. A empresa deve definir um profissional qualificado para a tarefa.

Negociação

Na negociação, a empresa deve listar as características principais do contrato e levá-lo ao conhecimento do cliente, para assinatura.

Sinalização

Após a assinatura dos documentos pelas partes envolvidas, é o momento de armazenar as cópias e validar as versões finais. Nesta etapa, os profissionais devem verificar se não houve nenhuma alteração no contrato.

Análise

Por fim, o CLM recomenda que as empresas analisem seus contratos periodicamente, para evitar riscos e cenários inesperados. Esse processo pode ser feito pelo monitoramento direto do software de gestão.

Conclusão

A organização dos contratos é algo fundamental para a gestão do tempo nos escritórios jurídicos e corporativos. 

Por esse motivo, é importante contar com o auxílio da tecnologia, que facilita o rastreamento, direcionamento de tarefas e o armazenamento de documentos.

Desse modo, evita-se o retrabalho, fora que a empresa mantém todos os seus arquivos em segurança. Tudo isso contribui para a produtividade e para otimizar o tempo de trabalho.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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