16 jan 4 objetivos de um processo de gestão de contratos
Neste artigo, você confere a definição de 4 objetivos importantes no processo de gestão de contratos: qualidade, produtividade, conformidade e economia.
Alcance os 4 objetivos de uma gestão de contratos voltada para o sucesso
Há algumas indicações claras de que o processo de gestão de contratos de uma empresa está funcionando, como por exemplo maior eficiência, despesas reduzidas e conformidade melhorada.
Entretanto, por experiência própria, os empresários sabem que gerenciar relacionamentos com fornecedores, funcionários e clientes pode ser um processo desafiador.
Para ajudá-lo a identificar se você está indo na direção certa, vamos descrever a seguir quatro objetivos principais da gestão de contratos. A partir dos indicadores abaixo, você pode obter um gerenciamento focado em resultados.
Qualidade: criando valor para a organização
Um dos principais objetivos do gerenciamento de contratos diz respeito ao conceito de valor que esses documentos podem aagregar quando uma empresa celebra acordos com colaboradores, fornecedores e clientes.
Quando há um gerenciamento voltado para a criação de valor nas relações contratuais da empresa, a qualidade do desempenho desses acordos vai gerar mais estabilidade financeira e lucratividade. Ou seja, a qualidade da gestão está diretamente relacionada com a situação financeira do negócio.
Isso pe facilmente explicável porque caso a empresa não gerencie as políticas e procedimentos da empresa em relação a colaboradores e forncedores não
Para saber mais sobre os benefícios que agregam valor à sua empresa, veja também esse artigo: 5 benefícios do sistema de gestão de contratos para gerenciar fornecedores.
Produtividade: otimizando processos e sistemas
Em nível geral, para que uma empresa ou um departamento seja produtivo, processos e sistemas devem ser otimizados. Por conseguinte, os procedimentos da empresa devem ser claramente transmitidos aos funcionários, e com responsabilidades delegadas adequadamente.
Com a gestão de contratos, esse padrão se repete. E os contratos sempre têm informações – termos e condições – que precisam ser monitorados e comunicados regularmente, além de um ciclo de vida que precisa ser cumprido.
A saber, para uma equipe manter-se focada na produtividade, ela deve entender que os contratos passam pelos seguintes ciclos ou etapas:
- Processamento e a solicitação de contrato inicial
- Geração de um contrato Etapa
- Negociação Etapa
- Processo de aprovação
- Execução
- Assinaturas eletrônicas
- Armazenamento e acompanhamento
- Relatórios e auditoria
- Renovação
Por isso, um dos objetivos de um gerenciamento é implementar ferramentas que mantenham às equipes atualizadas sobre as transações contratuais e que garantam que as ações apropriadas sejam tomadas rapidamente.
Para saber mais sobre o ciclo de vida do contrato, clique aqui: As nove etapas do ciclo de vida do contrato.
Conformidade: cumprindo as obrigações do contrato
Se existe um imperativo quando se trata de contratos, esse fator obrigatório é a conformidade. Para garantir esse objetivo é primordial cumprir prazos, demonstrar responsabilidade e cumprir com os regulamentos.
No entanto, atingir esse objetivo sem a ajuda da tecnologia pode ser uma tarefa quase impossível. Segundo um estudo da Adobe, 51% dos executivos e gerentes dos EUA de departamentos de vendas, RH, compras e jurídico afirmam ter dificuldade em obter status e visibilidade no processo de documentos.
Neste sentido, um sistema de gerenciamento de contratos garante que as partes contratadas tenham mais visibilidade das sua obrigações e cumpram todas as promessas acordadas legalmente.
Economia: reduzindo despesas em gerais
À medida que os contratos estabelecem os termos e preços de uma variedade de bens e serviços, a gestão de contratos deve ser guiada para obter mais economia nos negócios a partir de um processo de contratação de serviços e com fornecedores voltada para metas de desempenho.
Ou seja, toda a empresa pode usar os dados de seus contratos para renegociar contratos, revisar seu orçamento ou realocar investimentos, conforme o necessário. Neste sentido, a automação da gestão de contratos economiza bastante tempo e dinheiro para as empresas em longo prazo.
Como Implementar uma gestão de contratos focada em objetivos?
As principais teorias sobre gestão de contratos apontam que a chave para otimizar todo o processo é focar em objetivos como qualidade, conformidade, economia e produtividade.
Essa é uma abordagem chamada de gerenciamento holístico de contratos. Por isso, deve-se procurar implementar estratégias que apoiem um envolvimento mais efetivo tanto nas fases de pré-contratação, quanto na redação do contrato, implementação e gerenciamento.
Sem hesitação, uma plataforma de gestão de contratos permite resolver os diferentes problemas que os gestores enfrentam no seu dia a dia e, claro, alcançar os objetivos listados acima.
A automação torna tudo isso possível graças aos fluxos de trabalho simplificados para aprovação e negociação, segurança de dados, gerenciamento de riscos e maior visibilidade.
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