4 objetivos de um processo de gestão de contratos

Neste artigo, você confere a definição de 4 objetivos importantes no processo de gestão de contratos: qualidade, produtividade, conformidade e economia.

Alcance os 4 objetivos de uma gestão de contratos voltada para o sucesso

Há algumas indicações claras de que o processo de gestão de contratos de uma empresa está funcionando, como por exemplo maior eficiência, despesas reduzidas e conformidade melhorada.

Entretanto, por experiência própria, os empresários sabem que gerenciar relacionamentos com fornecedores, funcionários e clientes pode ser um processo desafiador.

Para ajudá-lo a identificar se você está indo na direção certa, vamos descrever a seguir quatro objetivos principais da gestão de contratos. A partir dos indicadores abaixo, você pode obter um gerenciamento focado em resultados.

Qualidade: criando valor para a organização

Um dos principais objetivos do gerenciamento de contratos diz respeito ao conceito de valor que esses documentos podem aagregar quando uma empresa celebra acordos com colaboradores, fornecedores e clientes.

Quando há um gerenciamento voltado para a criação de valor nas relações contratuais da empresa, a qualidade do desempenho desses acordos vai gerar mais estabilidade financeira e lucratividade. Ou seja, a qualidade da gestão está diretamente relacionada com a situação financeira do negócio.

Isso pe facilmente explicável porque caso a empresa não gerencie as políticas e procedimentos da empresa em relação a colaboradores e forncedores não

Para saber mais sobre os benefícios que agregam valor à sua empresa, veja também esse artigo: 5 benefícios do sistema de gestão de contratos para gerenciar fornecedores.

Produtividade: otimizando processos e sistemas

Em nível geral, para que uma empresa ou um departamento seja produtivo, processos e sistemas devem ser otimizados. Por conseguinte, os procedimentos da empresa devem ser claramente transmitidos aos funcionários, e com responsabilidades delegadas adequadamente.

Com a gestão de contratos, esse padrão se repete. E os contratos sempre têm informações –  termos e condições – que precisam ser monitorados e comunicados regularmente, além de um ciclo de vida que precisa ser cumprido.

 


A saber, para uma equipe manter-se focada na produtividade, ela deve entender que os contratos passam pelos seguintes ciclos ou etapas: 

  • Processamento e a solicitação de contrato inicial
  • Geração de um contrato Etapa
  • Negociação Etapa
  • Processo de aprovação
  • Execução
  • Assinaturas eletrônicas
  • Armazenamento e acompanhamento
  • Relatórios e auditoria
  • Renovação

Por isso, um dos objetivos de um gerenciamento é implementar ferramentas que mantenham às equipes atualizadas sobre as transações contratuais e que garantam que as ações apropriadas sejam tomadas rapidamente.

Para saber mais sobre o ciclo de vida do contrato, clique aqui: As nove etapas do ciclo de vida do contrato. 

Conformidade: cumprindo as obrigações do contrato

Se existe um imperativo quando se trata de contratos, esse fator obrigatório é a conformidade. Para garantir esse objetivo é primordial cumprir prazos, demonstrar responsabilidade e cumprir com os regulamentos.

No entanto, atingir esse objetivo sem a ajuda da tecnologia pode ser uma tarefa quase impossível. Segundo um estudo da Adobe,  51% dos executivos e gerentes dos EUA de departamentos de vendas, RH, compras e jurídico afirmam ter dificuldade em obter status e visibilidade no processo de documentos.

Neste sentido, um sistema de gerenciamento de contratos garante que as partes contratadas tenham mais visibilidade das sua obrigações e cumpram todas as promessas acordadas legalmente.

Economia: reduzindo despesas em gerais

À medida que os contratos estabelecem os termos e preços de uma variedade de bens e serviços, a gestão de contratos deve ser guiada para obter mais economia nos negócios a partir de um processo de contratação de serviços e com fornecedores voltada para metas de desempenho.

Ou seja, toda a empresa pode usar os dados de seus contratos para renegociar contratos, revisar seu orçamento ou realocar investimentos, conforme o necessário. Neste sentido, a automação da gestão de contratos economiza bastante tempo e dinheiro para as empresas em longo prazo.

Como Implementar uma gestão de contratos focada em objetivos?

As principais teorias sobre gestão de contratos apontam que a chave para otimizar todo o processo é focar em objetivos como qualidade, conformidade, economia e produtividade.

Essa é uma abordagem chamada de gerenciamento holístico de contratos. Por isso, deve-se procurar implementar estratégias que apoiem ​​um envolvimento mais efetivo tanto nas fases de pré-contratação, quanto na redação do contrato, implementação e gerenciamento.

Sem hesitação, uma plataforma de gestão de contratos permite resolver os diferentes problemas que os gestores enfrentam no seu dia a dia e, claro, alcançar os objetivos listados acima.

A automação torna tudo isso possível graças aos fluxos de trabalho simplificados para aprovação e negociação, segurança de dados, gerenciamento de riscos e maior visibilidade.


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