Aprenda a dominar o processo de aprovação de contratos

Você administra uma variedade de transações comerciais e enfrenta longos processos para a revisão e aprovação de contratos? Descubra como a tecnologia e a automação podem ajudar você.

Acelere o seu processo de aprovação de contratos

O processo de aprovação de contratos é um desafio para muitos profissionais que administram e gerenciam contratos.

Mas não precisa ser o mesmo para você que está buscando um jeito mais simples e eficaz de aprovar seus contratos. Felizmente, os obstáculos mais comuns a um fluxo de trabalho de negócios pode ser previsto e resolvido por meio da automação.

Na prática, a tecnologia aplicada à melhoria dos processos pode resolver imprevistos como tempos de ciclo de vida do contrato longos e erros de conformidade.

Portanto, se a sua aprovação de contratos está levando você a perder oportunidades, descontos e termos especiais, esse artigo é para você. Acompanhe e avance no seu processo de aprovação de contratos.

Uma resposta simples para os seus problemas mais complexos

Onde está a raiz do seu problema quando você gerencia contratos? A resposta pode ser bastante óbvia se você ainda esteja lidando com processos manuais de gerenciamento.

Um fluxo de trabalho desestruturado pode causar diversos imprevistos e fazer sua empresa inclusive perder receita. Segundo a Associação Internacional de Gerentes de Contratos e Comerciais (IACCM), processos de contratação ineficientes podem custar às empresas 9,2% de sua receita.

⌈ O método que depende de planilhas, email e arquivos descentralizados impede a supervisão de tarefas, redefinição de contratos, negociações e aprovações em tempo hábil.⌉

Não obstante, a falta de visibilidade aumenta os riscos e leva a falhas de comunicação. Mas se você quer dar um fim para a confusão, atrasos, perda de tempo e dinheiro, vamos mostrar como resolver os desafios mais comuns que surgem durante a aprovações de contratos.

Desafios que sua equipe pode estar enfrentando:

  • Sua equipe luta para acompanhar os contratos e seu status de aprovação por telefone, email e planilhas;
  • É difícil obter contratos revisados ​​pelas pessoas certas, no momento certo;
  • Os contratos que precisam de revisão ou aprovação imediata muitas vezes estão atrasados ​​e perdidos;
  • A maior dificuldade para solicitar,negociar e aprovar contratos acontece porque faltam informações ou essas são imprecisas.
  • Sua empresa está sempre perdendo obrigações e os marcos importantes do contrato.
  • Não existe uma trilha de auditoria a seguir. Ou seja, nunca se sabe quando ou quem aprovou um contrato.
  • Você não tem visibilidade do status de aprovação do contrato ou transparência para identificar exatamente onde ocorrem os problemas.

Se você se identificou com algumas das situações listadas acima, saiba que por mais desafiadora que a aprovação de contratos possa parecer, não há razões para não mudar.

O caminho para aprovações rápidas está no gerenciamento de contratos digitais e automação inteligente do fluxo de trabalho de aprovação. 

Conheça melhor o que é um fluxo automatizado de contratos

Um fluxo de trabalho de contrato é um processo automatizado criado com base em regras e no processo de aprovação da sua organização. A partir disso, é possível oferecer suporte a análises de forma sequencial para cada um dos seus contratos.

De modo simplificado, o fluxo organizado facilita o encaminhando de documentos para a pessoa certa no momento certo. Mas de que forma é possível organizar esses fluxos de trabalho de aprovação?

Os fluxos de trabalho de aprovação podem ser baseados:

  • Tipo de contrato;
  • Departamentos ou pessoas envolvidas;
  • Contrapartes
  • Qualquer outro parâmetro determinado por sua equipe.

Conforme o citado acima, o objetivo de coordenar as tarefas é mover os contratos da criação para a assinatura de forma rápida, ao mesmo tempo em que se respeita os padrões de conformidade.

⌈ Os fluxos de trabalhos inteligentes aumentam a visibilidade, melhoram a produtividade e reduzem os riscos, impulsionando as revisões e aprovações.⌉

Por isso, ao buscar uma solução para resolver o seu problema, é importante adotar um software de gestão de contratos completo que inclua a automação do fluxo de trabalho e facilite a criação, configuração e suporte de processos baseados em regras.

Dessa forma, a conformidade interna pode ser otimizada com alertas de tarefas automatizados, notificações e listas de tarefas e alertas do painel. Além do mais, todas as etapas podem ser registradas com o nome de usuário, data e hora para garantir a responsabilidade e fornecer uma trilha de auditoria completa.

Fluxo básico de um processo de revisão e aprovação de contratos:

  • Solicitação de contrato
  • Criação de contrato
  • Revisão de contrato
  • Aprovação de contrato
  • Execução e Gerenciamento de Contratos

Agora que você já sabe como funciona o fluxo de trabalho de aprovação, confira como as negociações movem-se mais rapidamente com um software de gestão de contratos.

O caminho para o domínio da aprovação de contratos

Como já mencionado, o caminho para aprovações mais rápidas de contratos começa com fluxos de trabalho inteligentes e automatizados, integrados ao software de gerenciamento de contratos.

Com essa ferramenta, você reduz o tempo do ciclo de contrato encaminhando aprovações para as pessoas certas no momento certo.

Além disso, você dispõe de modelos de contratos, melhora o gerenciamento do processo, facilita a colaboração, negociação e pode assinar seus documentos com assinaturas eletrônicas seguras.

⌈ O software de gestão de contratos simplifica o processo de fluxo de trabalho, desde a elaboração de cláusulas e modelos pré-aprovados à revisão, passando pela aprovação até a assinatura e renovações.⌉

Por fim, todo a renovação do processo leva a mais responsabilidade e colaboração entre os colaboradores e um maior número de negócios fechados.

Principais benefícios de um software de gestão de contratos

  • Um processo de roteamento de contrato claro e consistente;
  • Um processo de revisão transparente e acessível;
  • Contratos prontos rapidamente para a revisão legal;
  • Revisão eletrônica, edições e manutenção de contratos;
  • Assinatura eletrônica para todas as partes;
  • Notificações de eventos, datas, renovação e vencimentos;
  • Repositório central de toda a documentação.

Então, pronto para escalar a sua capacidade de revisar e aprovar contratos e obter benefícios concretos? Você pode se cadastrar na nossa plataforma e testar grátis por 14 dias a nossa solução.

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