LGPD e contratos: como manter a conformidade no processamento e armazenamento de dados?

A LGPD é equivalente ao GDPR da União Europeia e oferece informações e orientações sobre como proteger os dados pessoais dos cidadãos residentes no Brasil.

Neste artigo, vamos abordar os princípios básicos da LGPD a quais os procedimentos que as empresas podem adotar em relação a processamento e armazenamento de contratos em conformidade com a legislação.

O que é LGPD?

A LGPD –  Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020 se aplica a qualquer empresa ou organização que processe dados pessoais  no Brasil, independentemente de onde essa empresa ou organização esteja localizada.

A LGPD tem como objetivo declarar e regulamentar de forma mais transparente o tratamento dos dados pessoais de todas as pessoas físicas ou jurídicas. Vale notar que antes da LGPD, as regulamentações de privacidade de dados no Brasil consistiam em várias disposições espalhadas pela legislação brasileira.

Por exemplo, a Lei Federal no. 12.965 / 2014 e seu Decreto regulamentar nº. 8.771 / 16 (em conjunto, a Lei Brasileira da Internet), que aborda diversos requisitos relativos à segurança e ao processamento de dados pessoais e outras obrigações aos provedores de serviços, redes e aplicativos, bem como aos direitos dos usuários da Internet.

O que diz a LGPD sobre o processamento de dados

Em princípio, a interpretação do processamento de dados é muito semelhante à interpretação dada pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados – GDPR.

O processamento de dados pode ser entendido como qualquer procedimento que envolva o uso de dados, tais como:

  1. Coleta
  2. Classificação
  3. Processamento
  4. Armazenamento
  5. Compartilhamento
  6. Transferência
  7. Exclusão de dados pessoais

A legislação também estabelece que existem três funções principais no processamento de dados, que são o controlador, o operador e o oficial.

Quais os direitos dos usuários e clientes concedidos pela LGPD?

A LGPD dispõe que todas as empresas que processam dados pessoais de clientes e usuários do Brasil, devem respeitar a legislação mesmo as que não estão sediadas no país.

Direitos concedidos pela LGPD, conforme regulamentação do artigo 18:

  • Confirmação da existência de tratamento de dados;
  • Acesso aos dados;
  • Correção de dados incompletos, imprecisos ou desatualizados;
  • Bloqueio ou exclusão de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com as disposições da lei;
  • Portabilidade dos dados para outro prestador de serviço ou produto, mediante solicitação expressa;
  • Exclusão dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, salvo nos casos previstos no artigo 16.º da lei;
  • Informações de quaisquer entidades públicas e privadas com as quais o controlador tenha feito uso compartilhado de dados;
  • Informações sobre a possibilidade de não consentimento e sobre as consequências da recusa;
  • Revogação do consentimento, nos termos do n.º 5 do artigo 8.º da lei.

Como a LGPD pode influenciar as relações contratuais?

Em se tratando da LGPD, os contratos com fornecedores acabam sendo foco de atenção de uma forma muito especial, visto que as empresas costumam ter relações contratuais muito diversas com fornecedores, subcontratados e parceiros.

E a LGPD foi escrita com as necessidades comerciais em mente, bem como os direitos de dados pessoais, e a necessidade de manter dados pessoais nas relações contratuais é abordada especificamente no regulamento.

Por isso, as empresas devem buscar meios para que os acordos formais de negócios estejam em conformidade com o LGPD, examinando cuidadosamente seus acordos e métodos de trabalho e adaptá-los, se necessário.

Além de um alto grau de transparência no uso de dados pessoais, também são necessárias medidas técnicas de proteção adequadas, como armazenamento seguro, visto que existe a obrigação de armazenar os dados de maneira compatível com os direitos dos titulares dos dados.

Visto que os dados somente podem ser usados ​​para os fins originalmente previstos, devem ser evitadas transferências desnecessárias dessas informações.

Portanto, profissionais jurídicos e gerentes de contratos devem concentrar-se em identificar o risco nos contratos executados e analisar se os acordos que regem as relações comerciais estão em conformidade com a LGPD.

Como buscar a conformidade ao lidar com contratos?

Com a LGPD, muitas empresas precisam centralizar os esforços para localizar, revisar e adicionar adendos em seus contratos.

Neste ponto, as organizações cujos contratos são armazenados eletronicamente podem reduzir o tempo de pesquisa e revisão assim como ter maior capacidade de automatizar as tarefas de revisão e aprovação.

Por outro lado, a automação pode ajudar a garantir o uso de termos e condições adequados em novos contratos e aplicá-las de forma consistente.

Visto que um sistema de gerenciamento de contratos pode reduzir o risco, garantindo que cláusulas altamente negociadas recebam a revisão adequada de aprovadores legais ou comerciais.

Por fim, o repositório centralizado aliado à vantagem de usar assinatura eletrônica para enviar e executar contratos ajuda a obter um maior controle sobre o processo.

Tópicos principais em que a automação pode ajudar na conformidade: 

  1. Gerenciamento centralizado de contratos
  2. Armazenamento seguro de arquivos
  3. Função detalhada e autorizações para controlar o acesso a informações confidenciais
  4. Lembretes automáticos para datas e prazos de revisão importantes
  5. Ferramentas de pesquisa para encontrar documentos e informações
  6. Registro completo e controle de alterações

Sem dúvidas, a LGPD certamente não é fácil de entender, mas esperamos que nosso artigo tenha ajudado você a se  aproximar um pouco mais do assunto.

E transmitir como um sistema de gerenciamento de contratos pode ajudá-lo a ficar em conformidade com as obrigações contínuas de seus contratos e processar dados pessoais com segurança e com os controles exigidos pela LGPD.

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